Novo mesto, 7. oktober 2021 – Tako se glasi sporočilo 13. konference Mikrografije, ki je včeraj potekala prek spleta. Rdeča nit dogodka, ki se ga je prek digitalnih kanalov udeležilo več sto udeležencev poslovno-tehnične smeri, je bila digitalizacija poslovanja, s katero se gradi odpornost. Delne digitalizacije in integracije različnih poslovnih rešitev ter podatkov se sestavijo v mozaik. Z digitalno preobrazbo namreč gradimo odpornost – podjetij, gospodarstva in družbe – in smo bolje pripravljeni na prihodnost ter nove izzive.

V času epidemije so se številna podjetja in organizacije hitreje odločila za uvedbo rešitev s področja e-poslovanja. Rešitve, ki so prej v marsikaterem podjetju več mesecev, ali celo let čakale na vpeljavo, so v tem obdobju postale del vsakodnevnega poslovanja skoraj čez noč.

O novem obdobju digitalizacije podjetij in družbe je najprej spregovoril Boštjan Gaberc, direktor podjetja Mikrografija d.o.o.: »Ves čas se pogovarjamo o tem, kaj vse se je spremenilo. Ključno je, da se znamo prilagoditi spremembam, ne glede na to, kakšne so. Podjetja se soočajo z novimi poslovnimi pristopi, hibridnim delom, zahtevami po obvladovanju stroškov in seveda varnim elektronskim poslovanjem. V poslu moramo postati šahisti, gledati več potez naprej. Naloga Mikrografije je, da podjetja vseh velikosti s svojimi rešitvami in storitvami opolnomoči za brezpapirno poslovanje. To ni več zgolj teoretični koncept, temveč postaja praksa uspešnih in podatkovno vodenih podjetij.«

V nadaljevanju so udeleženci spoznali številne primere dobrih praks, kot je digitalizacija procesov v Agenciji za energijo. Ta je že podatkovno gnana organizacija, saj letno obdela približno 40.000 dokumentov in ustvari več kot 3000 poročil, pri čemer se je soočala s širšimi izzivi digitalizacije svojega poslovanja. Najprej je skupaj s poslovnimi uporabniki poskrbela za temeljit popis in optimizacijo procesov, zatem pa se lotila prenove dokumentnega sistema in ureditve zakonsko skladne hrambe gradiva. Oboje je zaupala podjetju Mikrografija, ki je Agenciji za energijo omogočilo, da je že zelo blizu ideala brezpapirnega poslovanja, saj so strokovnjaki obeh podjetij poskrbeli še za tesno integracijo novih rešitev z obstoječimi informacijskimi sistemi in poslovnimi aplikacijami.

»Cilj digitalizacije poslovanja je bil doseči večjo agilnost in odpornost organizacije, ponosni smo, da smo tako obsežen projekt izpeljali v času pandemije, saj smo večino sestankov in usklajevanj pa tudi izobraževanj uporabnikov izvedli v obliki video konferenc – na daljavo,« se digitalizacije poslovanja v praksi spominja mag. David Batič, vodja projekta digitalizacije na Agenciji za energijo.

Uresničevanje brezpapirnega poslovanja

Tudi Nacionalni laboratorij za zdravje, okolje in hrano, NLZOH, ki zaposluje skoraj 800 ljudi, se je v letu 2020 lotil procesa celovite digitalizacije poslovanja. Cilji projekta so bili doseči hitrejše, učinkovitejše in transparentno poslovanje, izpolnjevanje zahtev sistema vodenja kakovosti, optimizacija delovnih procesov, večja produktivnost zaposlenih, boljša sledljivost in dostopnost dokumentov z vseh lokacij ter prehod na brezpapirno poslovanje.

»V procesu obvladovanja vhodne pošte smo prihranili delovni čas zaposlenih na centrih, znižali stroške poštnih storitev in skrajšali čas predaje pošte končnim prejemnikom. Delo z dokumenti je veliko lažje, saj lahko namesto pošiljanja različnih različic dokumentov po elektronski pošti, sedaj dokument zajamemo in obdelamo preko dokumentnega sistema mDocs. Ta nam omogoča tudi centralni nadzor nad različicami dokumentov in njihovo aktualnostjo/veljavnostjo. Dokumenti so uporabnikom kadarkoli na voljo, ne glede na to, kje se nahajajo, olajšano je tudi iskanje posameznih dokumentov. Večina programskih rešitev v okolju NLZOH sedaj deluje kot storitev iz oblaka, saj smo zasledovali cilj nizkih investicijskih stroškov, a hkrati rabe certificiranih in zakonsko skladnih rešitev,« nam je zaupala Živa Eržen, vodja projekta digitalizacije v NLZOH, in dodala: »Notranja pravila so v postopku potrjevanja s strani Arhiva RS. Ko bodo sprejeta, bomo pričeli s postopki uničevanja fizičnih dokumentov in s tem zmanjšali tudi prostore fizičnih arhivov.«

Digitalizacija + integracija = odpornost poslovanja

K odpornosti v digitalizaciji poslovanja prispeva tudi integracija različnih rešitev. Čeprav podjetja menijo, da gre za kompleksen proces, z integracijo lahko znatno poenostavijo poslovanje in si olajšajo delo.

»Če je povezovanje posameznih elementov v integrirano celoto premišljeno in načrtovano, integracija prispeva k uspešni digitalizaciji, stabilnosti in tudi odpornosti podjetja in delovnih procesov,« je ob predstavitvi integracij rešitve e-podpisa mSign z dokumentnim sistemom mDocs in zavarovalniško rešitvijo IN2 dejala Natalija Zalokar iz družbe Croatia Zavarovanje.

V nadaljevanju je sledilo še več predstavitev dobrih praks, predvsem za digitalno podpisovanje, izvajanje storitev vložišča/dnevne obdelave vhodne pošte, uvedbe rešitev za podporo odločanju ter priprave notranjih pravil.

Za vse, ki 13. konference Mikrografije niste spremljali v živo, je na voljo videoposnetek – ta gostuje na naslovu: https://www.youtube.com/watch?v=lHDQnoMnc38