V podjetjih se nahajajo velike količine komaj uporabnih, z leti vse manj berljivih, a pomembnih dokumentov, ki se nahajajo znotraj internih arhivskih prostorov. Raziskave organizacije AIIM kažejo, da zaposleni v povprečju kar 40 odstotkov delovnega časa iščejo podatke, ki jim lahko služijo kot pomembna informacija pri odločitvah. Oportunitetni strošek podatkov, natisnjenih na papirni dokument in hranjenih v arhivih, v kleteh, je velik in ob tehnologijah, ki so na voljo, neupravičen.

Mikrografija je družba z več kot šestdeset zaposlenimi in na trgu obvladovanja dokumentov deluje že tretje desetletje. Celovitost ponudbe rešitev in storitev obvladovanja in hrambe dokumentov je ena ključnih konkurenčnih prednosti. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih organizacije usmerja, da še več pozornosti namenijo ureditvi notranjih postopkov z namenom izboljšanja kakovosti storitev, varnosti informacij in omogočanja čim boljšega izkupička prihrankov naročnikom rešitev za obvladovanje informacij.

Dokumentni sistem mDocs je modularno orodje z elementi BPM (angl. Business Process Managementa), s katerim obvladujete poslovne procese izključno v elektronski obliki in tako v organizacijah podpira brezpapirno poslovanje. mDocs je že integriran z varno, zakonsko skladno, certificirano e-hrambo mSef. V zadnjih nekaj letih pa v Mikrografiji veliko časa namenjajo integracijam dokumentnega sistema in sistema e-hrambe tudi s tretjimi sistemi, ki se v uporabnikovem okolju že nahajajo. Razlog je v tem, da z uvedbo dokumentnega sistema in/ali e-hrambe ni večjega posega v delovno okolje uporabnika, hkrati pa omogoča ključne pridobitve: pohitritev in pocenitev poslovanja.

Prizadevanja vodstev in uprav podjetij so usmerjena v optimizacijo poslovanja, ki naj bi prinesla še kako potrebne prihranke tudi na področju informacijskih tehnologij. Prav rešitve dokumentni sistem mDocs in e-hrambe mSef, ki sta pravzaprav rešitvi v oblaku, do katere uporabniki dostopajo od kjerkoli in kadarkoli, tudi neposredno iz sedaj poznanih aplikacij, je zaradi pomembnosti vse večje dostopnosti in varnosti poslovnih informacij še kako praktična in poceni. Najem IT rešitve ne zahteva visokih investicijskih stroškov, plačuje se zgolj mesečna uporaba rešitve, glede na uporabljene module v primeru najema dokumentnega sistema oz. količine podatkov v primeru najema e-hrambe.

V prid najemu dokumentnega sistema mDocs in e-hrambe mSef v oblaku govorijo njune očitne prednosti. Gre za najem varnega, zanesljivega in zakonsko skladnega orodja, do katere imajo uporabniki časovno neomejen dostop po sistemu 24/7/365 prek spletnega brskalnika z ali brez nameščenega certifikata. Dokumenti znotraj rešitve so predhodno klasificirani, tako da je iskanje možno po metapodatkih in tudi po celotni vsebini, skratka rešitev ponuja funkcionalnosti, ki so popolnoma primerljive z lokalno nameščeno rešitvijo.