Prej ali slej postane jasno, da dnevno tiskanje take pošte in drugih poslovnih dokumentov ni nikakršna rešitev, da ob tem nastaja druga težava – kje hraniti vse te fascikle, kako jih/ jim slediti, popisovati, kako urediti med seboj povezane dokumente… Ne le, da se ob tem izgubijo metapodatki kot sestavni del dokumentacije, ki je izvorno nastala v e-obliki, in je s tem okrnjen original, dejansko načeloma lažji in hitrejši način poslovanja kar naenkrat postane težava podjetja, ki se kaže v pomanjkanju fizičnega prostora za vse gore natisnjenega gradiva.

Za proračunske uporabnike (z manjšimi izjemami) je določeno: Za upravljanje z dokumentarnim gradivom (poslovno dokumentacijo) in s tem izpolnjevanje predpisov s področja varstva osebnih podatkov in varstva gradiva (v elektronsko hrambo) je nujno potrebno sprejeti notranja pravila, potrjena pri Arhivu RS. Sprejem notranjih pravil je pomemben predvsem za zagotavljanje pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) namreč pravno veljavnost teh veže na (potrjena) notranja pravila. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG) pa vsebinsko še natančneje ureja delovanje in ravnanje oseb, ki izvajajo hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva.

Če povzamemo, notranja pravila so pravni dokument, zbir organizacijskih, tehničnih in pravnih ukrepov, ki jih organizacija sprejme z namenom urediti poslovanje z dokumentacijo v digitalni obliki in na ta način pravno-formalno zagotoviti originalnost in sledljivost poslovanju brez papirne sledi.

Če so taka notranja pravila nujna in predpisana javni upravi, kako je torej z ostalimi (gospodarskimi) družbami? ZVDAGA je v svoji izvorni, prvi obliki celo predvideval izenačitev javne uprave in gospodarstva ter je šele potem, v popravku, notranja pravila kot obvezen dokument predpisal samo za proračunske uporabnike. Tako danes gospodarstvo ni zavezano k vpeljavi notranjih pravil, po drugi strani pa, če želijo poslovati brezpapirno, notranja pravila morajo imeti. Razlika je torej ena, ključna – osebe zasebnega prava prostovoljno pošljejo notranja pravila v potrditev Arhivu RS na podlagi določil 19. člena ZVDAGA. Pri čemer je storitev potrjevanja plačljiva.

Če ocenjujejo, da potrjenih notranjih pravil ne potrebujejo, jih lahko še vedno sestavijo in pripravijo ter potrdijo na nivoju podjetja (uprave ali direktorja) ter tako dokumentu pripišejo status internega pravnega akta. Tak dokument je prav tako zavezujoč in ima pravno osnovo. V njem je opredeljena interna organizacija, način obdelave in hramba gradiva in s tem povezana infrastruktura.

Poenostavljeno, govorimo pravzaprav o pravilniku o pisarniškem poslovanju z e-gradivom, zato mora biti kot tak učinkovit, jasen, slediti filozofiji varnega poslovanja in hranjenja poslovne (izjemoma v gospodarstvu tudi arhivske) dokumentacije. Če ima podjetje že obstoječe pravilnike ali že kakšne pridobljene certifikate za poslovanje (npr. ISO standarde),  jih lahko notranja pravila uporabijo za dopolnitev. Ključna je jasnost, nedvoumnost, enostavnost in sledljivost. Ter zadnje, a izjemno pomembno, varnost – varna e-hramba gradiva z jasno določeno oceno tveganja ter roki hrambe.

Učinkovitost storitev in poslovanje je v večini primerov odvisna od ustreznega pristopa pri implementaciji vseh gradnikov za uspešno implementacijo notranjih pravil. Na tržišču obstajajo tudi t.i. vzorčna notranja pravila, ki so lahko primerna za podjetja, ki poslujejo na podoben način oziroma na enak način izvajajo zajem in pretvorbo gradiv oziroma dokumentov v papirni ali elektronski obliki. V takemu primeru lahko podjetje taka pravila kupi in jih implementira v svoje poslovanje. V primeru specifičnosti poslovanja pa ima podjetje možnost, da  jih napiše in sestavi sam (pri čemer sledi zahtevam ETZ – Enotnim tehnološkim zahtevam – izdanimi s strani Arhiva RS) ali za to najame zunanjega svetovalca, ki lahko svetuje pri izdelavi, implementaciji in nadzoru izvajanja (lastnih) notranjih pravil.

Zaključek?

Sprejeta notranja pravila (posebej tista, ki so potrjena na Arhivu RS) dajejo našim poslovnim partnerjem in naročnikom dodatno potrdilo, da delamo in ravnamo v skladu z zakonodajo. Gradivo na tak način avtomatično pridobi pravno priznano veljavnost gradiva, ki  je hranjeno v elektronski obliki. Na tak način je (še posebej) dokazovanje istovetnosti pretvorjenega in zajetega gradiva precej lažje, če ne celo avtomatično.

Drug vidik, precej bolj poslovno organizacijski, pa je postavitev nedvoumnih standardov pri ravnanju s tako dokumentacijo, kjer vsak zaposleni dobi jasna navodila ter usmeritev in prepozna svojo vlogo v verigi odgovornega poslovanja, ki na dolgi rok ne pomeni nič drugega kot kakovostno in transparentno poslovanje, k čemur bi morali stremeti prav vsi.

Spoznajte našo storitev svetovanja in izdelave notranjih pravil.