Zajem podatkov in pretvorba dokumentov sta eni pomembnejših faz priprave dokumentacije za rabo v elektronski obliki. Vstopna točka za zajem in pretvorbo dokumentov v enotno obliko, primerno za elektronsko uporabo, pozna obilo različnih oblik dokumentov, rešitev mZajem pa vso tipsko dokumentacijo izjemno hitro in natančno pretvori v elektronske podatke in dokumente.
Zajem in pretvorba dokumentov v elektronsko obliko
Rešitev mZajem je idealna rešitev za podjetja, ki pošto prejemajo pretežno v papirnati in elektronski obliki, saj omogoča zajem in pretvorbo dokumentov v enotno obliko, torej e-dokument. Ti dokumenti so dostopni v dokumentnem sistemu in na voljo vsem zaposlenim, ki imajo ustrezne pravice dostopa do njih. mZajem uporablja napredna orodja za optično prepoznavanje pisav (t. i. OCR), zato ga krasita visoka natančnost in hitrost zajema dokumentov in pretvorba podatkov v elektronsko obliko.
V kombinaciji z dokumentnim sistemom mDocs se zajem, razvrščanje, podpisovanje in razpošiljanje dokumentacije izvedejo v zgolj nekaj korakih in s čim nižjimi stroški za podjetje.
mZajem uporablja OCR-orodja, ki omogočajo samodejno branje metapodatkov iz:
- strukturiranih dokumentov,
- polstrukturiranih dokumentov,
- nestrukturiranih dokumentov in
- obrazcev.
Zajem podatkov seveda ni omejen zgolj na dokumente v pisni obliki, ki prispejo po klasični pošti, temveč ga podjetje lahko s pridom uporabi za napredno digitalizacijo elektronske pošte, faksa pa tudi ročno napisanih dokumentov. Podatki na tipskih ali netipskih dokumentih so samodejno zajeti, razvrščeni, preverjeni in izvoženi neposredno v dokumentni sistem ali druge za poslovanje ključne aplikacije, kot je poslovno-informacijski sistem (ERP), orodje za upravljanje odnosov s strankami (CRM) itd., kjer so zaposlenim na voljo takoj. Orodje za optično prepoznavanje vsebin omogoča branje celotne vsebine ali le določenih podatkov posameznega dokumenta.
Področja uporabe rešitve mZajem
Zajem vhodne pošte
Rešitev omogoča zajem celotne vhodne pošte, ki prispe v podjetje po različnih poteh:
- po navadni pošti
- po faxu
- osebno
- e-pošti
Dokumenti, ki so prispeli v fizični obliki se skenirajo. Skladno z prednastavljenimi parametri orodja za zajem, se skenogrami in ostali e-dokumenti preberejo, klasificirajo, preverijo in izvozijo v elektronsko vodeni proces razdelitve vhodne pošte.
Zajem nabavnih dokumentov
Popolnoma voden postopek od nabave do plačila prinaša za uporabnike številne prednosti:
- avtomatizacija
- visoka natančnost
- zmanjšanje časa potrebnega za ročni vnos podatkov
- izboljšanje produktivnosti zaposlenih
Integracija s finančnim delovnim tokom ali z informacijskim sistemom še dodatno izboljša celoten nabavni postopek.
Zajem prodajnih dokumentov
Priljubljeni zajeti podatki naročil omogočajo prodajnemu oddelku popolno kontrolo nad hitrostjo, učinkovitostjo in pravilnostjo postopkov prodaje in nabave ter s tem omogočajo povečevati prihodke in izboljšujejo naročnikovo zadovoljstvo in dolgoročnost.
Zajem obrazcev
Avtomatski zajem informacij različnih tipov obrazcev:
- papir
- fax
- internet
- digitalne slike
- …
Možnost izvoza teh informacij v podporne sisteme, ki jih uporabniki uporabljajo.
Prednosti uporabe zajema in pretvorbe dokumentov
- Povečana učinkovitost e-dokumentov do 80%.
- Zmanjšanje operativnih stroškov.
- Zmanjšanje tveganja in boljša preglednost.
- Izboljšanja interna in zunanja komunikacija.
- Izboljšanja fleksibilnost in inovativnost.
- Izboljšanja notranja kontrola in skladnost z zakonodajo.
- Učinkovita hramba dokumentov in vpogled vanje.
- ROI v 12 mesecih ali še hitreje.
Rešitev mZajem rešuje mnoga ozka grla v javnih upravah, statističnih uradih, bančništvo in finančnih inštitucijah, zavarovalništvu, zdravstvu, energetiki, transportu in logistiki, trgovini, proizvodnji, šolstvu in storitveni dejavosti.
Odločite se za zajem podatkov in pretvorbo dokumentov v uporabne poslovne informacije, ki vam bodo dostopne od kjer koli in kadarkoli. Zajem podatkov še nikoli ni bil tako enostaven.