Zajem in pretvorba dokumentov v elektronsko obliko

Zajem podatkov in pretvorba dokumentov sta eni pomembnejših faz priprave dokumentacije za rabo v elektronski obliki. Certificirana rešitev za skeniranje in indeksacijo mScan vso tipsko dokumentacijo izjemno hitro in natančno pretvori v elektronske podatke in dokumente. Dragoceni podatki so zbrani na enem mestu in pripravljeni na obdelavo in nadaljnjo uporabo ter so vam na voljo takrat, ko jih potrebujete.

Postavitev sprejemne pisarne predstavlja idealno rešitev za podjetja, ki pošto prejemajo pretežno v papirnati in elektronski obliki, saj omogoča zajem in pretvorbo dokumentov v enotno obliko, torej e-dokument. Zajem podatkov seveda ni omejen zgolj na dokumente v pisni obliki, temveč ga podjetje lahko s pridom uporabi za napredno digitalizacijo elektronske pošte, faksa ter ročno napisanih dokumentov.

V kombinaciji z dokumentnim sistemom mDocs se zajem, razvrščanje, podpisovanje in razpošiljanje dokumentacije izvedejo v zgolj nekaj korakih in s čim nižjimi stroški za podjetje.

Ključne prednosti zajema in pretvorbe dokumentov:

  • Uporaba naprednih orodji za optično prepoznavanje pisav (OCR).

  • Branje metapodatkov iz strukturiranih, polstrukturiranih in nestrukturiranih dokumentov ter obrazcev.

  • Orodje za OCR omogoča branje celotne vsebine ali le določenih podatkov dokumenta.

  • Boljša preglednost dokumentacije.

  • Visoka natančnost in hitrost zajema dokumentov ter pretvorba podatkov v elektronsko obliko.

  • Izvoz podatkov neposredno v dokumentni sistem ali druge aplikacije npr. ERP, CRM, ...

  • Povečana učinkovitost e-dokumentov do 80%.

  • Zmanjšanje operativnih stroškov in zmanjšanje tveganja.

  • Izboljšanja notranja kontrola in skladnost z zakonodajo.

  • ROI v 12 mesecih ali še hitreje.

Sodobno poslovanje narekuje nastanek velike količine dokumentov vseh vrst  – obrazci, računi, plačilne liste, naročilnice, dobavnice, dopisi, pogodbe, … Poskrbite za zajem celotne vhodne pošte in ostalih dokumentov, ki prispejo v podjetje po različnih poteh – po navadni pošti, po faxu, osebno ali po e-pošti.

Glede na vaše potrebe se lahko odločite za vzpostavitev lastnega vložišča in uporabite certificirano rešitev za zajem in validacijo mScan, kot je opisano zgoraj, ali pa se odločite za najem storitve mZajem kjer koristite znanje in kapacitete Mikrografije.

Proces zajema podatkov

Z visokokakovostnim orodjem, za optično prepoznavo vsebine, lahko zajamemo podatke iz naslednjih vrst dokumentacije:

Postavitev sprejemne pisarne rešuje mnoga ozka grla v  javnih upravah, statističnih uradih, bančništvu in finančnih inštitucijah, zavarovalništvu, zdravstvu, energetiki, transportu, logistiki, trgovini, proizvodnji, šolstvu in storitveni dejavnosti. Odločite se za zajem podatkov in pretvorbo dokumentov v uporabne poslovne informacije, ki vam bodo dostopne od kjer koli in kadarkoli. Zajem podatkov še nikoli ni bil tako enostaven.

ZAJEM NABAVNIH DOKUMENTOV

Popolnoma voden in nadzorovan postopek od nabave do plačila prinaša za uporabnike številne prednosti:

  • avtomatizacija
  • visoka natančnost
  • zmanjšanje časa potrebnega za ročni vnos podatkov
  • izboljšanje produktivnosti zaposlenih

Integracija s finančnim delovnim tokom ali z informacijskim sistemom še dodatno izboljša celoten nabavni postopek.

ZAJEM VHODNE POŠTE

Rešitev omogoča zajem celotne vhodne pošte, ki prispe v podjetje po različnih poteh:

  • po navadni pošti
  • po faxu
  • osebno
  • po e-pošti

Dokumenti, ki so prispeli v fizični obliki se skenirajo. Skladno s pred nastavljenimi parametri orodja za zajem, se skenogrami in ostali e-dokumenti preberejo, klasificirajo, preverijo in izvozijo v elektronsko vodeni proces razdelitve vhodne pošte.

ZAJEM PRODAJNIH DOKUMENTOV

Priljubljeni zajeti podatki naročil omogočajo prodajnemu oddelku popolno kontrolo nad hitrostjo, učinkovitostjo in pravilnostjo postopkov prodaje in nabave.

S tem omogočajo povečevanje prihodkov in izboljšanje naročnikovega zadovoljstva in ohranjanje dolgoročnega razmerja.

ZAJEM OBRAZCEV

Avtomatski zajem informacij različnih tipov obrazcev:

  • papir
  • fax
  • internet
  • email
  • digitalne slike

Možnost izvoza informacij v podporne sisteme, ki jih uporabljajo uporabniki.

POGOSTA VPRAŠANJA

Potrebno je imeti primerno strojno opremo, ki omogoča skeniranje na ploskvi, saj to pomeni da dokumenta ni potrebno razdreti. Potrebujete skener, ki omogoča skeniranje s »flatbed«-om. Razlika v skeniranju je samo v koraku zajema.

Seveda, to je del tehničnih zahtev, ki jih kot naročnik podate pri integraciji. To je seveda mogoče, če zna zaledni sistem preko spletnega servisa priklicati dokument in ga prikazati. Glede na izražene želje in tehnične možnosti vedno pomagamo poiskati najbolj optimalni način, da je uporabniška izkušnja čim boljša za vse končne uporabnike.

Samodejna prepoznava deluje po principu delaj in uči (work&learn). To pomeni, da so v praksi strukturirani dokumenti prebrani po neki predlogi, ki npr. zajema 75% vseh računov v slovenščini. V kolikor se ugotovi, da kakšen metapodatk (znesek, datum, …) ni bil pravilno prepoznan, se mScan te stvari samodejno “nauči” in od takrat naprej bo znal pravilno prebrati tudi takšno obliko računov. Seveda je na začetku nekaj ročnega dela, ampak sčasoma je takih primerov vedno manj.

Dokumente lahko ločujete na več načinov – ročno, s črtno kodo, po vsebini, … Tako je v eni zbirki na koncu lahko več dokumentov oz. v praksi to pomeni tudi več PDF-jev.

Ja, dostop je lahko popolnoma identičen. Pri sodobnih internetnih povezavah tudi pri dostopanju do velikih dokumentov ni več težav. Sam dostop in aplikacija sta v obeh primerih enaka. Vse naše aplikacije (razen mScana) so spletne aplikacije, tako, da jih lahko uporabljate na enak način, ne glede na to kje se nahaja strežnik na katerem so dokumenti. Še ena prednost spletnih aplikacij je, da jih lahko uporabljate na katerikoli napravi (računalnik, tablica, mobilni telefon).

Da, ravno nedolgo nazaj smo skupaj s podjetjem Imagine izvedli intergracijo za rešitvi mScan (certificirana programska oprema za skeniranje, zajem in validacijo) ter mSef (certificirana e-hramba). Rešitev poteka na način, da je mScan rešitev, ki se integrira v dokumentni sistem podjetja Imagine za vse dokumente, ki jih zajemajo kot pošto, dokumenti se po potrditvi shranijo v mSef.

Ko smo delali predloge za optično prepoznavo določenih dokumentov smo bili pri OCR vezani na to kje na dokumentu se podatek nahaja. ICR je šel korak naprej, s tem, da se, ko je dokument poskeniran prebere celoten tekst na dokumentu in na podlagi vzročnih povezav lahko vemo kateri podatek je pravilen, npr. na računu imamo več datumov (datum storitve, datum plačila, datum izdaje,…). Z logiko vemo da je prvi datum na računu datum opravljene storitve, zadnji datum na računu pa je datum plačila. Z algoritmi lahko vnaprej določimo za kakšen podatek gre in s tem močno skrajšamo čas validacije dokumenta.

Pri zajemu strukturiranih dokumentov je znana lokacija podatka in je zajem mnogo lažji. Pri zajemu nestrukturiranih podatkov pa je potrebna vpeljava logike iskanja metapodatka na podlagi ključnih besed, oblike iskanega podatka (datum, številka, znesek, …), povezave med različnimi podatki, kot so kalkulacije med podatki, oddaljenost med njimi, pozicija na dokumentu (datumi na gornji polovici, zneski na spodnji polovici, prejemnik zgornja leva polovica in podobno, …).

Odvisno od tega ali ste gospodarska družba ali ste del javnega sektorja. ZVDAGA in njena uredba določata, da se morata v procesu uporabljati certificirana strojna in programska oprema. Idealno je, da se že na začetku naredi pretvorba v dolgoročno hrambo. V primeru, da se tega ne naredi takoj na začetku, je to potrebno narediti po 5 letih v kolikor je dokument po klasifikacijskem načrtu tipa/narave, da ga je potrebno hraniti 5 let ali dlje. Pretvorba v digitalno obliko mora izpolnjevati enake pogoje uporabnosti kot dokumenti v originali. Na koncu mora biti zagotovljena varna dolgoročna hramba. Notranja pravila so za javnopravne osebe obvezna, saj vam šele potrjena notranja pravila dovoljujejo da začnete z uničevanjem dokumentacije. Za gospodarstvo velja, da v idealnem svetu sledite določbam v ZVDAGA in uredbi, lahko pa si dovolite bistveno več, ker gre pri stvareh, ki niso določene z zakonom, za vašo poslovno odločitev. Če vzamemo za primer finančne institucije, je smiselno, da te institucije napišejo notranja pravila samo za del dokumentacije ne za celotno poslovanje (npr. dokumentacija z bančnih okenc). Organizacija mora sama ocenit kje je dokumentacije največ in kje je poslovno tveganje največje.

mScan podpira več možnosti integracij. Rezultat skeniranja dokumentov (nabor metapodatkov)  je običajno zapisan v obliki xml dokumentov. mScan omogoča integracijo z aplikacijami, ki podpirajo spletne servise ali nam omogočajo zapis dokumentov v tabelo. Potreben je tehnični dogovor glede izvedbe integracije, kjer stranka vsebinsko določi kaj želi z integracijo doseči.