Potencial digitalne dobe je izjemen. Tako se je glasilo sporočilo 15. konference Mikrografije. Rdeča nit dogodka, ki se ga je udeležilo skoraj dvesto udeležencev poslovno-tehnične smeri, je bila praktična digitalizacija poslovanja podjetij in javnih organizacij – omejitev ni tehnologija, temveč zgolj ideje.
O novem obdobju digitalizacije podjetij in družbe je najprej spregovoril Boštjan Gaberc, direktor podjetja Mikrografija d.o.o.: »Vsakodnevno občutimo, da se poslovanje nenehno spreminja. Podjetja in organizacije tehnološki izzivi zadevajo bolj kot kadarkoli prej. Če smo se še spomladi spraševali, kaj nam bo prinesla umetna inteligenca, lahko danes povem, da jo v Mikrografiji uporablja že večina zaposlenih. Posebej priljubljena je v oddelkih razvoja in IT. Pa smo šele začeli izkoriščati njen nepredstavljiv potencial.«
Sledilo je več praktičnih predavanj in predstavitev. Udeleženci so najprej prisluhnili predstavitvi novosti in razširjenih možnosti e-podpisovanja in e-vročanja v rešitvi mDocs, s katero bodo z dokumenti in podpisovanjem ter vročanjem povezani procesi tekli še bistveno hitreje. »mDocs uporablja že več kot deset tisoč slovenskih podjetij in organizacij, ki so prepoznale prednosti elektronskega poslovanja. Z integracijo rešitev za e-podpisovanje mSign in elektronsko vročanje v varne e-predale prek sistema SI-CeV znotraj platforme mDocs ter tesno integracijo z oblačnim okoljem Microsoft Azure smo poskrbeli, da zaposleni prihranijo še več časa in so bolj učinkoviti pri svojem delu,« je povedala Simona Iljaš Vogrinc iz Mikrografije.
Praktični zgledi, ki vlečejo
Kako doseči celovito e-poslovanje je pokazal primer dobre prakse v podjetju Savske elektrarne Ljubljana, kjer so v zelo kratkem času arhaično obvladovanje dokumentov privedli do popolne digitalizacije podpornih procesov. »Včasih smo pogodbe in druge dokumente tiskali ter po podjetju iskali podpisnike. Svojevrstna izziva sta bila vnašanje popravkov in obdelava aneksov. Stvari je bilo treba označiti, pretipkati in na novo natisniti ter podpisati. Ni bilo sledljivosti, veliko je bilo podvajanja dela, obseg papirne dokumentacije je povzročal tudi težave z njeno hrambo,« je staro stanje opisal Klemen Remic, ki v podjetju Savske elektrarne Ljubljana skrbi za področje IT, in navdušeno nadaljeval: »Odločili smo se za celovito in temeljito digitalizacijo papirnega poslovanja. Kar nam je prej vzelo nekaj dni ali celo tednov, če stvari niso bile tipske, je zdaj nared v par minutah. Za vse imamo sledljivost oziroma revizijsko sled, vsa komunikacija in dokumentacija s strankami je na enem mestu, vidimo trenutno veljavne pogoje in anekse.«
Podoben papirni kaos je bil nekoč prisoten tudi v podjetju NLB Lease&Go, ki je hčerinska družba banke NLB, specializirana za področje lizinga premičnin. »Naš cilj je bil spremeniti pravila igre lizing poslovanja,« je odločno dejala Jožica Hozjan iz NLB Lease&Go in pojasnila: »Ureditev lizing dokumentacije je glede na vse procese zahtevala 8 do 10 podpisov, porabili smo ogromno papirja. Ne le, da smo se odločili avtomatizirati vse, kar se avtomatizirati da, sklepanje lizing pogodb smo prenesli v pregledno in praktično aplikacijo NLB Lease&Go, v katero smo integrirali tudi modul za e-podpisovanje mSign.« Rezultat? Prihranki časa, papirja in denarja so ogromni, saj končne stranke opravijo le še en podpis, ki je lahko elektronski, e-dokumentacija pa hitreje doseže vse podpisnike in točke procesa, ki je avtomatiziran do končne postaje – varnega elektronskega arhiva dokumentov.
Zelo poučna je bila tudi predstavitev dobre prakse v podjetju Eta Cerkno, kjer so z uvedbo modula za obravnavo ukrepov našli rešitev za izziv, kako sistematično spremljati interne procese za obvladovanje zahtevkov v fazi razvoja izdelkov in orodij. »Pred implementacijo modula mUkrepi smo se veliko lovili, saj je v teh fazah prisotnih več različnih nivojev odločanja. Postopke smo poenotili in dosegli ne le izjemno preglednost temveč tudi odpravo neskladnosti v procesih. Imamo celo možnost vračanja korakov nazaj ter spremljanje učinkovitosti korektivnih in preventivnih ukrepov,« se je pohvalila Klavdija Obid, poslovna sekretarka v Eta Cerkno d.o.o..
Pomen kakovostno pripravljene in natančne dokumentacije za različne naslovnike pa je pokazala dobra praksa uvedbe rešitve eSeje za podporo odločanja uprave v Addiko banki.
Digitalizacija arhivskega in knjižnega gradiva
Mikrografija, natančneje njegova avstrijska podružnica, je pridobila izjemen večletni projekt pri naših sosedih, saj je bila izbrana na razpisu za digitalizacijo knjižnega gradiva Dunajske in Nacionalne avstrijske knjižnice. Omenjeni organizaciji sta se digitalizacije izjemno pomembnega gradiva lotili že davnega leta 1997 in do danes digitalizirali okoli 27 milijonov strani vsebin. Toda preostalo je še za okoli 200 milijonov strani gradiva, zato so se odločili, da nalogo zaupajo specialistu na tem področju. V prihodnjih nekaj letih bo tako Mikrografija digitalizirala okoli 500.000 publikacij izjemnega pomena.
»Skeniramo ne le knjižna dela, temveč tudi risbe, načrte, rokopise, vezano gradivo, revije, razglednice, negative, mikro filme, fotografije na steklu, plakate iz časa Avstro-ogrske in celo slike starih monarhov,« je pojasnil Sandi Rožman iz podjetja Mikrografija in dodal: »Cilj naročnika je narediti ta gradiva dostopna različnim iskalnikom in platformam, pri čemer je absolutni pogoj nedestruktiven način skeniranja, saj gre za zelo občutljiva gradiva. V ta namen uporabljamo posebej prilagojene brezdotične skenerje, temno okolje in posebno mizo s stekleno ploščo. Na ta način lahko digitaliziramo tudi prastare knjige avstrijskega državnega muzeja, ki so A3 formata in debeline tudi 30 cm. Nekatera dela sploh ne smejo zapustiti lokacije, torej digitalizacijo opravljamo pri naročniku.«
Pomoč za digitalno prihodnost
Na 15. konferenci Mikrografije se je predstavilo tudi evropsko digitalno inovacijsko stičišče SRC-EDIH. To podpira digitalno preobrazbo proizvodnih podjetij in javnih organizacij v Sloveniji s poudarkom na petih ključnih tehnologijah: visokozmogljivem računalništvu, umetni inteligenci, kibernetski varnosti, veriženju blokov in robotiki. Stičišče sestavlja 13 partnerjev, delujočih na različnih področjih po vsej Sloveniji. »SRC-EDIH je sofinanciran s strani programa Evropske komisije Digitalna Evropa, slovenski proračun znaša 2,9 milijona evrov,« je pojasnila Tatjana Koleša iz Razvojnega centra Novo mesto, ki je koordinator podjetja, in dodala: »Prizadevamo si za digitalizacijo po meri človeka in podjetjem pomagamo postaviti testna okolja za nove tehnologije. Podjetjem in organizacijam nudimo predvsem storitve izobraževanja – tako osnovne kot napredne. Večina storitev je brezplačnih za mikro podjetja, večja podjetja pa bodo zanje morala odšteti le okoli 10 do 20 % tržne vrednosti.«
Posel je tudi šport
Oziroma imata veliko skupnih točk. O tem, kako dobri delavci smo Slovenci, kje smo dobri kot zaposleni in športniki, ter, kje imamo še ogromno rezerv, je brez dlake na jeziku spregovoril gost konference športni psiholog prof. dr. Matej Tušak. Znanje iz sveta vrhunskega športa je prenesel tudi med menedžerje in podjetnike, vodje oddelkov in zaposlene. Motivacija, cilji in vztrajnost so namreč tudi v poslu vsaj toliko pomembni kot v svetu vrhunskega športa.