Dokumentni sistem mDocs - vaš zanesljiv partner elektronskega obvladovanja dokumentov

 

Mnoga podjetja se soočajo z istim problemom - napačno vloženi kritični dokumenti. Časovno občutljive informacije se tako izgubijo v vašem krogotoku, ki bolj spominja na Bermudski trikotnik. Odločite se za dokumentni sistem in rešite problem elektronskega obvladovanja dokumentov v vašem poslovnem okolju.

 

***

Dokumentni sistem mDocs predstavlja vrhunsko rešitev za elektronsko obvladovanje dokumentov v poslovnem okolju. Pozabite na brskanje po omarah in registratorjih, kajti dokumenti vam bodo sedaj na voljo kjerkoli in kadarkoli. Z dokumentnim sistemom lahko le z nekaj kliki preverite, kaj se dogaja z vašimi dokumenti. Skenirajte pogodbe, račune ali dopise in uživajte v večji produktivnosti, ki vam jo omogoča preprosto iskanje po sistemu in brezpapirno upravljanje dokumentov.

Prednosti dokumentnega sistema mDocs sta njegova modularna zgradba in visoka prilagodljivost, s katerima uresniči tako želje končnih uporabnikov kot zahteve večih podjetij. Modularna zasnova omogoča preprosto nadgrajevanje in razširitve skladno z razvojem in rastjo poslovanja – v kateremkoli življenjskem ciklu procesa ali same rešitve. Prilagoditve so izvedene hitro in enostavno, intuitiven uporabniški vmesnik pa poskrbi, da je vsaka dodana funkcionalnost uporabniku hitro domača.

V našem podjetju uporabljamo agilni pristop in zagovarjamo popolnost programske rešitve, zato  vsako rešitev prilagodimo okolju stranke. Številne rešitve, razvite po meri, pa dokazujejo vrhunsko komunikacijo in sodelovanje z naročniki. Dokumentni sistem mDocs (DMS) v Sloveniji uporablja že 46 podjetij vseh velikosti, zadovoljne uporabnike, katerim smo implementirali rešitev, pa najdemo tudi na Hrvaškem, v Bosni in Hercegovini in v Srbiji.

Večina je dokumentni sistem uvedla v želji po obvladovanju elektronskega poslovanja, saj sodoben dokumentni sistem, povezan s poslovnimi procesi, dvigne organiziranost podjetja ter produktivnost zaposlenih, predvsem pa uredi upravljanje dokumentov in njihovo hrambo.

 

Ključne funkcionalnosti dokumentnega sistema mDocs

  • upravljanje preko spletnega vmesnika
  • elektronski podpis - modul mSign (brez uporabe problematične in varnostno pomanjkljive tehnologije Java)
  • mobilna spletna aplikacija, prilagojena delu s tabličnimi računalniki in pametnimi mobilnimi telefoni 
  • odzivna aplikacija z intuitivnim uporabniškim vmesnikom (raba najsodobnejše tehnologije HTML5)
  • upravljanje dokumentov in priponk po principu »povleci in spusti«
  • zagotavljanje revizijske sledi
  • modularna zasnova dokumentnega sistema
  • podpora masovnemu uvozu podatkov iz drugih sistemov in aplikacij ali baz podatkov
  • uporaba MS Word predlog za ustvarjanje dokumentov
  • napredno iskanje po vsebinah (tudi priponkah)
  • izvoz podatkov v storitve računalništva v oblaku
  • predogled in pretvorba več kot 300 različnih vrst priponk v dokumente PDF
  • prilagajanje podatkovnih tipov z dodatnimi polji
  • razširjeno iskanje z možnostjo hrambe iskalnih parametrov
  • dinamična drevesna struktura
  • enostavna in tehnično dovršena integracija z LDAP
  • samodejna prijava uporabnikov preko SSO (Single Sign On)
  • uporaba beležk in opomnikov
  • povezljivost s programsko opremo za zajem dokumentov mScan
  • povezljivost s šifranti podjetja brez dodatnega programiranja
  • pregledovanje in potrjevanje dokumentov iz MS Outlook brez menjave uporabniškega vmesnika
  • potrjevanje dokumentov z mobilne naprave s klikom na povezavo v elektronskem sporočilu
  • napredna API orodja za integracijo tretjih programskih rešitev
  • možnost globoke integracije z obstoječimi uporabniškimi rešitvami podjetja

 

 

 

Rešitve in moduli mDocs dokumentnega sistema

  • integracija s podpisno tablico za lastnoročni podpis
  • neodvisnost od infrastrukture na strani stranke
  • podpisovanje in preverjanje podpisa z uporabo verificiranega digitalnega potrdila
  • varnostne rešitve in mehanizmi, ki zagotavljajo zaščito pred poneverbo (skladno z ZVOP-1 (Ur.l. RS št. 86/2004) 
  • vzpostavitev delovnega toka za likvidacijo prejetih računov skladno z internimi pravili organizacije
  • povezava oz. integracija podatkov z obstoječim informacijskim sistemom organizacije
  • časovno in organizacijsko nadzorovan postopek
  • revizijska sled posameznega dokumenta
  • elektronsko vodenje posameznega projekta na enem mestu
  • vpogled in dodanjanje aktivnosti (priloge, opomniki) vseh članov projektne skupine
  • enostaven nadzor nadrejenega in članov nad trenutnim stanjem projekta
  • pošiljanje prejete ali izdane pošte po elektronski poti
  • hitro in enostavno razdeljevanje pošte neodvisno od lokacije prejemnika
  • možnost posredovanja pošte drugemu uporabniku, souporabnikom ali zavrnitev nepravilno dodeljene pošte
  • varna e-hramba pošte z beleženjem revizijskih sledi vpogledov
  • (stalno) ažuren register pogodb
  • vpeljan delovni tok priprave, pregleda in potrjevanja pogodb
  • enostavna preglednost atributov pogodb (čas veljavnosti, podpisniki, opcijsko tudi cene, opomnik za pripravo aneksa; npr. zaradi večanja/zmanjšanja cen)
  • obvladovanje internih dokumentov, verzioniranje, pripravljanje, pregledovanje, potrjevanje in obveščanje v naprej določenem delokrogu
  • vodenje korektivnih in preventivnih ukrepov, dodeljevanje nalog in spremljanje realizacije
  • planiranje in spremljanje aktivnosti notranjih in zunanjih presoj, vodstvenih pregledov, ocenjevanja odjemalcev, ocenjevanja dobaviteljev, vodenje zapisov o pregledu ali kontroli izvajanja procesov
  • ažurno, centralno in pregledno stanje dodeljenih pravic posameznemu ali vsem uporabnikom
  • kreiranje zahtevka za novega uporabnika ali spreminjanje obstoječega
  • ukinitev pravic / uporabnika
  • ponovna aktivacija uporabnika
  • popolna integracija z aktivnim imenokom uporabnikov (AD) in SQL
  • generiranje skript
  • skladnost s standardi (9001 in 27001)
  • vzpostavitev delovnega in dokumentnega toka za potrjevanje planirane odsotnosti zaposlenih
  • beleženje neplaniranih odsotnosti, kot so boleznine, izredni dopust, koriščenje ur
  • vpogled v planirane odsotnosti za vse zaposlene
  • evidentiranje, pregled in nadzor nad koriščenjem odsotnosti
  • priprava potnih nalogov
  • vzpostavitev delovnega toka priprave in potrjevanja potnih nalogov
  • vodenje dokumentacije in spletna rezervacija službenih vozil
  • pogodbe o zaposlitvi na enem mestu
  • evidenca letnih razgovorov
  • zavarovalne police
  • opravljeni zdravniški pregledi
  • izjave o varovanju informacij
  • življenjepis
  • sklep o letnem dopustu
  • slika zaposlenega
  • Hiter vpogled v seštevek vseh odprtih naročil.
  • Pustite, da sistem namesto vas upari naročilnico s prejetim računom.
  • Imejte nadzor nad naročili zaposlenih.
  • Znebite se ročnega obvladovanja fizičnih naročilnic.
  • Zaupajte napredni kontroli mDocs rešitve nad pravilnostjo podatkov naročilnice.
  • Potrjujte naročila na poti.

 

Naredite en korak proti brezpapirnemu poslovanju in se odločite za dokumentni sistem, ki bo vaši organizaciji prinesel dodatno vrednost. Najboljši poslujejo brezpapirno. Bodite tudi vi med njimi!