Odvisno od tega ali ste gospodarska družba ali ste del javnega sektorja. ZVDAGA in njena uredba določata, da se morata v procesu uporabljati certificirana strojna in programska oprema. Idealno je, da se že na začetku naredi pretvorba v dolgoročno hrambo. V primeru, da se tega ne naredi takoj na začetku, je to potrebno narediti po 5 letih v kolikor je dokument po klasifikacijskem načrtu tipa/narave, da ga je potrebno hraniti 5 let ali dlje. Pretvorba v digitalno obliko mora izpolnjevati enake pogoje uporabnosti kot dokumenti v originali. Na koncu mora biti zagotovljena varna dolgoročna hramba. Notranja pravila so za javnopravne osebe obvezna, saj vam šele potrjena notranja pravila dovoljujejo da začnete z uničevanjem dokumentacije. Za gospodarstvo velja, da v idealnem svetu sledite določbam v ZVDAGA in uredbi, lahko pa si dovolite bistveno več, ker gre pri stvareh, ki niso določene z zakonom, za vašo poslovno odločitev. Če vzamemo za primer finančne institucije, je smiselno, da te institucije napišejo notranja pravila samo za del dokumentacije ne za celotno poslovanje (npr. dokumentacija z bančnih okenc). Organizacija mora sama ocenit kje je dokumentacije največ in kje je poslovno tveganje največje.