S sprejemom notranjih pravil si zagotovite pravno veljavnost elektronsko hranjenih dokumentov

Sprejem notranjih pravil zajema in e-hrambe dokumentov je za organizacijo pomemben predvsem z vidika zagotavljanja zakonsko skladne elektronske hrambe in pravne veljavnosti hranjenih dokumentov.

Mikrografija kot specializiran ponudnik že več desetletij nudi storitve svetovanja na področju ravnanja z dokumenti, pripravi notranjih pravil, pravilnikov in klasifikacijskega načrta in z veseljem prevzamemo tudi vlogo partnerja vzpostavitve brezpapirnega poslovanja vašega podjetja.

Notranja pravila so pravila, ki jih pravna oseba sprejme kot svoj interni pravni akt, s katerim ureja:

  • hrambo gradiva v digitalni obliki
  • izvajanje spremljevalnih storitev (pretvorba iz fizične v digitalno obliko, elektronsko vodenje procesov, pretvorba v obliko za dolgoročno hrambo, odbiranje arhivskega gradiva, uničenje gradiva)
  • natančno opredelitev postopkov zajema in hrambe dokumentov v digitalni obliki
  • določila glede upravljanja z dokumentarnim gradivom s preverjanjem rokov hrambe
  • določila vlog in pooblastil zaposlenih, ki sodelujejo v postopkih

Temeljni zakon za pripravo Notranjih pravil je ZVDAGA (Uradni list RS, št. 30/06, 24/14 – odl. US, 51/14), posamezne zahteve pa so zapisane v Pravilniku o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki (PETZ), ki so objavljene na spletnih straneh Arhiva RS.

Glede na zahteve podjetja/organizacije in trenutno stanje urejenosti dela z dokumentacijo, strankam pripravimo ustrezna notranja pravila.

Naročniku izdelamo tudi Pravilnik o arhiviranju, ob pravilniku pa pripravimo še klasifikacijski načrt.

Potek svetovanja za pripravo Notranjih pravil

  • Posnetek sedanjega stanja (GAP analiza) skladno z zahtevami PETZ.

  • Izvedba oz. priprava notranjih pravil, skladno z izvedeno GAP analizo.

  • Potrditev Notranjih pravil pri Arhivu RS.

  • Implementacija Notranjih pravil skladno z interesom družbe.

  • Kontrolni pregledi poslovanja skladno s sprejetimi Notranjimi pravili.

Vzpostavitev centrov za pretvorbo dokumentov in zajem podatkov

Zelo učinkovit način optimizacije poslovanja in pohitritve dela zaposlenih predstavlja že vzpostavitev centra za skeniranje različnih dokumentov ali zapisov v digitalno obliko ter zajem podatkov iz strukturiranih ali nestrukturiranih dokumentov na lokaciji podjetja. Ta je lahko pomembno orodje pri doseganju konkurenčnih prednosti, saj ima pomembne zasluge pri zagotavljanju hitrega in natančnega brezpapirnega poslovanja.

Dokumentacijo zaposleni na teh »vstopnih točkah« za papirne dokumente pretvorijo s skenerji. Sledi zajem podatkov, ki obsega branje podatkov iz predhodno pretvorjenih dokumentov. Tako dokumenti v delovne tokove in poslovne procese vstopajo v elektronski obliki in prispevajo k hitrejšemu in natančnejšemu poslovanju.

Želi vaše podjetje ali organizacija uvesti brezpapirno poslovanje?

Mikrografija je tu, da vam pomaga pri pripravi projekta postavitve rešitev s področja obvladovanja dokumentacije – hrambe, zajema, elektronskega vodenja procesov, …

Tovrstni projekti so v celoti prilagojeni vaši dokumentaciji, procesom in zahtevam. Njihov namen je optimizacija notranjih procesov z ureditvijo dokumentarne in arhivske dokumentacije na način, da le-ta postane v celoti elektronska in dostopna na klik.

Brezpapirno poslovanje je v praksi zahteven projekt, ki ga ne smete opraviti polovičarsko. Zanesite se na naše strokovnjake in njihove dolgoletne izkušnje.

Notranja pravila_grafike

Vas zanima ali so notranja pravila obvezna le za javnopravne osebe? Preberite si naš zapis na blogu in odgovorili bomo na vaše vprašanje.

Potrebujete pomoč strokovnjaka? Pišite nam…