V primeru, da stranka želi uporabljati vaše storitve, se ji preko elektronske pošte pošlje  identifikacijski obrazec in uporabi SMS avtentikacijo preko mSign sistema (Two Factor Authentication). mSign ima možnost povezovanja s tretjimi sistemi, ki uporabljajo standardne povezave (uporaba OTP,  Open Banking Standard, …), za avtomatsko pridobitev identifikacije uporabnika glede na zahtevane parametre. Ko je avtentikacija potrjena, mSign preko ponudnika storitve podpisovanja po EIDAS-u izvede podpis dokumenta s kvalificiranim potrdilom v oblaku.

mSign lahko omogoča uporabo kvalificiranih digitalnih podpisov tudi po uredbi EIDAS, kjer se lahko uporabi storitev poljubnega ponudnika. mSign omogoča izbiro načina podpisovanja glede na poslovni proces (npr. strežniški podpis, deponiran podpis, lastnoročni podpis na pametni napravi, podpis na podpisni tablici, podpis s kvalificiranim digitalnim potrdilom na osebnem računalniku).

mSign je v skladu z Zakonom o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) varen elektronski podpis in izpolnjuje vse zahteve tega zakona oz. je napreden elektronski podpis kot ga opredeljuje Uredba (EU) Evropskega Parlamenta In Sveta O Elektronski Identifikaciji In Storitvah Zaupanja za elektronske transakcije na notranjem trgu.

Seveda lahko podpisujete poljubne dokumente (Word, PDF, Excel). Priprava kakršnegakoli dokumenta za podpis je namreč izredno enostavna. Prednost podpisovanja dokumentov iz predlog je, da je le to hitrejše.

Možnosti je več, tako da uporabnik enostavno izbere tisto, ki mu je najljubša. Priporočamo, da se v kolikor sistemi omogočajo predloge dokumentov, v njih doda podpisne oznake. V tem primeru lahko dokument iz poslovne aplikacije enostavno natisnemo na mPrinter, vpišemo željene podpisnike in dokument pošljemo v podpis. V nasprotnem primeru lahko iz sistema shranimo PDF ali Word datoteko, jo prenesemo v mSign, na njej označimo posamezna podpisna mesta in pošljemo dokument. Prav tako je mogoče obstoječi sistem, ki ga naročnik uporablja, integrirati z mSign sistemom preko RESTful API klicev (Application programming interface).

Priporočamo, da se dokument na vložišču zajame z certificirano rešitvijo mScan ter se ga odloži na mSign portal. Uporabnik določi podpisna mesta in dokument pošljete sebi (sodelavcem ali strankam) v podpis.

V tajništvu lahko enostavno, tako kot do sedaj, pripravijo poljubni dokument v Word-u. Da bo dokument pripravljen za podpis je vse se kar morajo storiti, da vanj dodajo predhodno dogovorjene podpisne oznake (za vsakega podpisnika svojo oznako). Tak dokument potem enostavno iz Word-a natisnejo na mPrinter, ali pa ga naložijo na mSign portal in pošljejo v podpis vsem zahtevanim podpisnikom. Ti podpisniki so lahko zaposleni znotraj družbe ali pa so poljubne stranke in jih je lahko več 10 na posameznem dokumentu.

Seveda, v primeru, da imate na računalniku ali notesniku nameščeno digitalno potrdilo, vam mSign omogoča podpis dokumenta z uporabo osebnega digitalnega potrdila.

Obstaja več načinov. Lahko ga podpiše s podpisno tablico ali digitalnim potrdilom, če seveda kaj od naštetega že ima nameščeno. Najpreprostejši način je tako imenovani »klik za podpis« (Click2Sign), kjer vaša stranka prejme na svoj e-naslov povezavo do dokumenta. Ob kliku na povezavo, mSign od stranke zahteva geslo, ki ga je prejela kot SMS in po vnosu gesla mSign uporabnika avtomatično postavi na dokument, ki ga mora podpisati. Dokument se podpiše z zaupanja vrednim (EUTL) strežniškim digitalnim potrdilom. Tako stranka ne potrebuje nikakršne dodatne programske opreme. Seveda pa stranka, ki je uporabnik mSign, lahko tak dokument podpiše tudi s faksimile podpisom preko mobilne naprave.

Da, mSign omogoča izpolnjevanje enostavnih obrazcev npr. vnosnih polj, izbor vrednosti iz nabora, potrditvenih polj, …

Da, mSign omogoča izpolnjevanje enostavnih obrazcev npr. vnosnih polj, izbor vrednosti iz nabora, potrditvenih polj, …

Ko se dokument naloži na portal mSign, se smatra kot en dokument. Prva podpisna oznaka na pogodbi se veže na vas, se pravi na naročnika, druga na Stranko 1 in tretja na Stranko 2, ki parafira, obrazec pa na Stranko 1 (katerokoli stranko).

Nekaj vodilnih/večjih uporabnikov mSign se izogiba identifikaciji stranke na takšen način. Razlogov za to je več:

• Na mestih kjer je večje število registracij v kratkem času, je potrebno zagotoviti ljudi, ki preko video povezave preverijo vsakega posameznika. Takega kadra podjetja običajno nimajo (izjema so tista s klicnim centrom za podporo uporabnikom, ali delovnim okencem, ki ves čas sprejema stranke).
• Posnetkov za kasnejše preverjanje se ne sme hraniti (GDRP).
• Preko kamere je nemogoče ugotoviti, ali je dokument, ki ga uporabnik pokaže od identifikaciji ponarejen, zato je za bolj spretne ponarejevalce zloraba enostavna.

Zaradi navedenih razlogov, je zanesljivejša dvo-nivojska ali tro-nivojska identifikacija, kjer uporabnik prejme e-pošto s povezavo na dokument in SMS sporočilo z geslom za dostop in/ali PIN uporabnika.  Seveda, vsaj v primerih poslovnih e-naslovov, ki vsebujejo ime in priimek uporabnika oz. naslovov in mobilnih številk, ki so nam znani že dlje časa.

Da, izberete lahko poljubno barvo podpisa.

Ne, v primeru, da je vrsta podpisa osebno digitalno potrdilo, se dokument podpiše z osebnim digitalnim potrdilom, ki je nameščen na računalniku podpisnika. Lahko pa drug podpisnik podpiše isti dokument s strežniškim digitalnim potrdilom. V primeru, da so dokumentu priložene priloge, se celoten paket dokumentov podpiše s strežniškim digitalnim potrdilom (XMLDSig).

mSign omogoča, da se predhodno definira žig, ki se doda na dokument ob podpisu.

Da, partnerji lahko zaupajo strežniškemu podpisu, ki je v povezavi z internim uporabnikom. Strežniško potrdilo za podjetje, mora biti izdano s strani kvalificiranega ponudnika, da je veljavno po celem svetu (npr. SIGEN-CA). mSign sistem poskrbi, da se interne uporabnike pravilno poveže s strežniškim certifikatom tako, da ne more priti do zlorab le tega.

Pozicija podpisa na dokumentu je lahko poljubna.

Omenjeno težavo lahko odpravite v nastavitvah naprave. Na posamezni napravi se namreč lahko določi način prikazovanja opozoril (ang. Notification). Za natančnejše napotke si poglejte navodila za vašo mobilno  napravo. Npr. za iOS (iPhone) izberete Settings -> Notifications -> Alerts: Lock screen in/ali Notification centre in/ali Banners.

Žeton za podpis dokumenta je po privzetem veljaven 7 dni. Trajanje veljavnosti je nastavljivo, po preteku pa ga je možno tudi podaljšati (lastnik dokumenta).