• Programska oprema je certificirana pri Arhivu Republike Slovenije.

  • Standardizacija delovnih procesov (potrjevanje računov, zajem pošte, …).

  • Revizijska sled za vse spremembe in vpoglede nad dokumenti.

  • Enostavno in razširjeno iskanje omogoča hitro pridobitev rezultatov.

  • Enkripcija dokumentov za zaščito pred nepooblaščenimi dostopi.

  • Dostop do dokumentov s strani pooblaščenih oseb, kjerkoli in kadarkoli.

  • HTML5 – Odzivno na vseh napravah.

  • Nižji stroški dela in hramba dokumentov v e-obliki.

Dokumentni sistem mDocs predstavlja vrhunsko rešitev za elektronsko obvladovanje dokumentov v poslovnem okolju.

Odlikuje ga modularna zasnova programske opreme, ki omogoča njeno nadgrajevanje in razširitve skladno z razvojem in rastjo poslovanja.

Procesne rešitve lahko dodajate eno za drugo, ali pa se odločite za hkratno namestitev. Delovni tokovi, so lahko pred nastavljeni ali pa se ustvarjajo glede na zahteve in potrebe naročnika. Prilagoditve so izvedene hitro in enostavno, intuitiven uporabniški vmesnik pa poskrbi, da je vsaka dodana funkcionalnost uporabniku hitro domača.

mDocs je namenjen optimizaciji delovnega procesa in bolj preglednemu obvladovanju dokumentacije skozi poslovne procese.

Neskončne možnosti integracije in povezovanja

  • z vašo programsko rešitvijo (RESTful, API)

  • z našimi rešitvami (mScan, mSign, mSef, ...)

  • s katero tretjo rešitvijo (ERP, CRM, portal, ...)

mDocs je namenjen optimizaciji delovnega procesa in bolj preglednemu obvladovanju dokumentacije skozi poslovne procese.

Zajem podatkov

Vir dokumentov za mDocs ni pomemben. Dokumenti so lahko zajeti v fizični obliki ali pa preneseni v sistem v obstoječi elektronski obliki.

Načini zajema in dodajanja dokumentov v mDocs:

  • skeniranje papirnih dokumentov
  • dodajanje elektronskih dokumentov
  • prenos dokumentov preko klientov (odjemalec za elektronska sporočila, MS Office orodja, …)
  • prenos s pomočjo tretjih programskih rešitev z ustrezno izvedeno integracijo

Zajem dokumentov je lahko tudi avtomatiziran, kar vam omogoča hitrejši in natančnejši proces dela. Uporabimo lahko posamičen ali masovni zajem iz različnih mest, torej e-pošte, mrežne lokacije ali mScan programsko opremo za skeniranje in validacijo.

Procesne rešitve

mPošta

mPošta

Obvladovanje vhodne, izhodne in interne pošte po elektronski poti.

mRačun

mRačun

Modul za likvidacijo fizičnih in elektronskih računov.

mPogodbe

mPogodbe

Obvladovanje in avtomatsko vzdrževanje pogodb.

mHR

mHR

Modul za hranjenje vseh dokumentov o zaposlenih na enem mestu.

mOdsotnost

mOdsotnost

Modul za vodenje zahtevkov in planiranje odsotnosti z dela.

mNaročila

mNaročila

Vodenje in potrjevanje nabavnih nalogov.

mISO

mISO

Modul za obvladovanje dokumentacije sistema vodenja kakovosti.

mPotni nalog

mPotni nalog

Priprava potnih nalogov.

mGOV

mGOV

Vsebuje: mZadeve, mVhodna pošta, mInterna pošta, mIzhodna pošta.

Proces po meri

Proces po meri

Modul oblikovan glede na želje in potrebe naročnika.

Vse module mDocs dokumentnega sistema si lahko ogledate spodaj.

Rešitve in moduli mDocs dokumentnega sistema

mPošta – Pregledujte in pošiljajte vhodno in izhodno pošto v celoti v e-obliki

  • Hitro in enostavno razdeljevanje pošte ne glede na lokacijo prejemnika.
  • Samodejni razdelilnik pošte na račune, naročilnice in pogodbe že ob vstopu v podjetje.
  • Možnost posredovanja pošte drugemu uporabniku, souporabnikom ali zavrnitev nepravilno dodeljene pošte.
  • Pošiljanje izhodne pošte večim prejemnikom.
  • Skrbništvo pošte se dodeli odgovorni osebi (prijavljenemu uporabniku), sledi posredovanje pošte v potrjevanje oz. v vložišče ter zaključevanje pošte, ki jo lahko izvede samo odgovorna oseba.
  • Kreiranje izhodne pošte na podlagi tipskih predlog (skladno s CGP).
  • Pretvorba priponk v format PDF/A za dolgoročno hrambo.
  • Iskanje po polni vsebini dokumenta »full-text search«, tudi priponkah.
  • Povezava med ostalimi dokumenti (veza na pogodbo, projekt, naročilnico, …).

mRačun – Potrjevanje prejetih računov

  • Vzpostavitev procesa potrjevanja prejetih in izdanih računov.
  • Proces odobritve računa omogoča potrjevanje finančnega referenta in poljubnega števila dodatnih potrjevalcev.
  • Možnost vzporednega potrjevanja, potrjevanja namestnika v primeru odsotnosti zaposlenega ter zavračanje oz. posredovanje napačno poslanega računa.
  • V primeru, da se v dokumentnem sistemu uporablja zunanji vir kreiranja računa (npr. preko skenerja), računa ni potrebno kreirati, saj se proces računa v dokumentnem sistemu začne s potrjevanjem.
  • Povezava podatkov z obstoječim informacijskim sistemom organizacije (ERP, e-hramba, CRM).
  • Možnost pregledovanja/potrjevanja in posredovanja računa preko mobilnih naprav.

mPogodbe – Ko obvladovanje pogodbenih obveznosti postane lahkotno

  • Vodenje, ažurno obvladovanje in avtomatsko vzdrževanje vseh pogodb z vpeljanim krogotokom priprave, pregleda in potrjevanja pogodb.
  • Upravljanje s pravicami dostopa ter obveščanje uporabnikov o novih pogodbah oz. poteku veljavnosti.
  • Enostaven pregled pogodb (veljavnost, podpisniki, cene, odgovorne osebe, alarmi za pripravo aneksa, projekti vezani na pogodbo) ter hitra povezljivost pogodbene dokumentacije z ostalimi moduli.
  • Opominjanje in obveščanje o aktivnostih v zvezi s pogodbo ter nastavitev opomnikov.
  • Po prenehanju veljavnosti lahko pogodbe arhiviramo.
  • Možnost vpogleda v dejanski dokument, dodajanja zapisov in iskanja po metapodatkih.

mProjekt – Elektronsko vodenje dokumentacije po posameznem projektu

  • Vpogled in dodajanje aktivnosti (priloge, opomniki) vseh članov projektne skupine.
  • Enostaven nadzor nad trenutnim stanjem projekta.
  • Pregled pogodb projekta.
  • Vezava na različne tipe dokumentov (pogodbe, računi, dopisi, …) ter ustrezna samodejna ali ročna avtorizacija pristopa oz. nivoja uporabe.

mISO – Upravljanje internih aktov

  • Optimizacija delovnega procesa in bolj pregledno spremljanje dokumentacije.
  • Zagotavlja s strani zunanje revizije potrjeno hrambo.
  • Pregledna podpora pri izgradnji formaliziranih dokumentov in implementaciji notranjih pravil organizacije.
  • Verzioniranje, pripravljanje, pregledovanje, potrjevanje in obveščanje o internih aktih organizacije v pred določenem krogotoku.
  • Vodenje korektivnih in preventivnih ukrepov, dodeljevanje ISO nalog in spremljanje realizacije.
  • Podpora obvladovanju varnostnih incidentov, motenj in prekinitev.
  • Planiranje in spremljanje aktivnosti: notranjih in zunanjih presoj, vodstvenih pregledov, ocenjevanja odjemalcev, ocenjevanja dobaviteljev, vodenje zapisov o pregledu ali kontroli izvajanja procesov, …
  • Nadzor nad verzijami dokumentov – prikaz veljavne verzije in vpogled v vse predhodne verzije veljavnega dokumenta.
  • Uporaba tipskih predlog ter povezava z MS Word, MS Excel (neposredni pregled, urejanje in shranjevanje).

mIdm – Obvladovanje pravic uporabnikov informacijskega sistema

  • Poenoteno upravljanje s pravicami uporabnikov informacijskega sistema.
  • Ažurno, centralno in pregledno stanje dodeljenih pravic uporabnikom.
  • Definiranje dostopnih pravic uporabnika za administrativne namene, varnostne skupine, email skupine, datotečni dostop, dostop do sistemskih rešitev, administrativne pravice na lokalnem strežniku, …
  • Kreiranje zahtevka za novega ali spreminjanje pravic obstoječega uporabnika, ukinitev pravic ter ponovna aktivacija uporabnika.
  • Popolna integracija z aktivnim imenikom uporabnikov (AD) in SQL.

mOdsotnost – Vodenje zahtevkov in planiranje odsotnosti z dela

  • Najava, odobritev in pregled planirane odsotnosti (celodnevne ali urne).
  • Vzpostavitev procesa potrjevanja planirane odsotnosti.
  • Beleženje neplanirane odsotnosti (boleznine, izredna odsotnost, koriščenje ur).
  • Koledar skupne odsotnosti celotne organizacije.
  • Povezava s Kadrovsko za prenos št. dni dopusta.
  • Vzpostavitev osebe za nadomeščanje v času odsotnosti (in določanje oseb, ki bodo obveščene o odsotnosti).
  • Izbira namestnika, ki lahko prevzame naše dokumente, med tem, ko nas ni v pisarni.
  • Integracija s sistemi za kontrolo dostopa (npr. Špica, Četrta pot).

mPotniNalog – Nadzor nad izdanimi potnimi nalogi ter njihovimi obračuni

  • Nadzor nad izdanimi potnimi nalogi ter njihovimi obračuni stroškov.
  • Odobritev obračuna potnih stroškov z gotovino ali potnih nalogov preko TRR-ja (poenostavitev dela z Blagajniškem izdatkom v Pantheonu) in za odobritev potnega naloga s strani nadrejenega, za službeno pot v tujino ali doma.
  • Pregledu službenih potovanj za Slovenijo in tujino.
  • Izdelava obračuna po zaključku službene poti z upoštevanjem cestnine, parkirnine in ostalih storitev.
  • Rezervacija vozil, pregled voznega parka in kontrola zasedenosti vozil.
  • Dodajanje podatkov načrtovane poti, dodatnega opisa poti in opisa naloge.
  • Koledarski prikaz potnih nalogov za poljubno časovno obdobje.
  • Izračun dnevnic s prilagodljivim upoštevanjem prehranskih obrokov.
  • Integracija z ERP (tretjimi sistemi).
  • Potnemu nalogu moramo obvezno priložiti račun (sprotno dodajanje računov z mobilnikom na potni nalog).

mHR – Vsi dokumenti o zaposlenih na enem mestu

  • Vzpostavitev procesa za kreiranje zaposlitvenih pogodb (možnost uporabe tipskih pogodb).
  • Spremljanje kariere zaposlenega in premikov v podjetju.
  • Elektronsko vodenje personalne mape zaposlenega (pogodba o zaposlitvi, M obrazci, življenjepis, zavarovalne police, zdravniški pregled, izjave o varovanju informacij, sklep o letnem dopustu, zapisi o letnih pogovorih, evidenca izobraževanja kadrov, potrdila o končani izobrazbi, hramba certifikatov, potrdil, poročila o izobraževanju, slika zaposlenega, …).
  • Opozarjanje na datum poteka delovnega razmerja ter možnost ostalih opomnikov (datum rojstva, datum izpita, …).
  • Evidenca prošenj in razpisov za zaposlitev ter izobraževanj oz. dogodkov.
  • Vključen modul mOdsotnost.

mNaročila – Obvladujte interne zahtevke naročil z lahkoto

  • Takojšen pregled vseh odprtih naročil in nadzor nad internimi zahtevki naročili zaposlenih.
  • Modul zajema pripravo naročila, predogled priponk oz. elektronskih pogodb, upravljanje s pravicami dostopa ter obveščanje uporabnikov o novih naročilih oz. datumu odpošiljanja.
  • Sistem namesto vas poveže naročilnico s prejetim računom (povezanost naročil z ostalimi moduli).
  • Možnost potrjevanja naročil na poti.
  • Vzpostavitev procesa generiranja zahtevkov za nabavo in nabavnih nalogov.
  • Možnost povezave procesa z obstoječim informacijskim sistemom (npr. s šifrantom artiklov in podjetij).
  • Zbirnik posameznih zahtevkov nabave v skupno naročilo.
  • Možnost povezovanja nabavnih nalogov z vhodnimi fakturami ter pogodbami.
  • Možnost ustvarjanja pred pripravljenih poročil o uporabi rešitve.

mSeja – Podpora obvladovanju sej

  • Zbiranje gradiva za seje ter združevanje gradiva v eno datoteko.
  • Priprava in urejanje točk dnevnega reda.
  • Priprava zapisnika seje in obveščanje udeležencev o spremembah.
  • Delegiranje in pregledovanje izvajanja sklepov seje.
  • Koledarski prikaz vseh prihajajočih dogodkov in sestankov.
  • Iskanje po vsebini omogoča prikaz iskane fraze v samem dokumentu (ne samo prikaz dokumenta, ki vključuje frazo).
  • Priprava vabila in obveščanje udeležencev seje ter zapisovanje sklepov seje.
  • Posebna uporabniku prijazna mobilna aplikacija za ključne uporabnike.

mGOV – vsebuje: mZadeve, mVhodna pošta, mInterna pošta, mIzhodna pošta

  • Kreiranje novega Dosjeja in Nove zadeve.
  • Podpora signirnemu in klasifikacijskemu načrtu.
  • Možnost uporabe parafiranja dokumentov.
  • Obvladovanje vhodne, izhodne in interne pošte po elektronski poti.
  • Hitro in enostavno razdeljevanje pošte ne glede na lokacijo prejemnika.
  • Možnost posredovanja pošte drugemu uporabniku, souporabnikom ali zavrnitev nepravilno dodeljene pošte.
  • Kreiranje izhodne pošte na podlagi tipskih predlog (skladno s CGP) .
  • Pošiljanje izhodne pošte večim prejemnikom.
  • Možnost pošiljanja izhodne pošte preko storitve podjetja EPPS in nadzor nad poslano pošto z osveževanjem statusa pošiljke (Natisnjeno, Poslano, Vročeno).
  • Povezava med ostalimi dokumenti (veza na pogodbo, projekt, naročilnico, …).
  • Enoten način evidentiranja zadev in dokumentov po splošnem upravnem postopku ZUP.

mŠkode - Upravljanje z zahtevki škod na področju zavarovalništva

  • Ogled škode in priprava zapisnika, izbira cenilca, ocena škode ter zapisnik predloga, kontrola cenitve, likvidacija).
  • Integracija s produktom mScan in mSign za namen skeniranja dokumentov ter elektronskega podpisa s strani cenilca ali stranke.
  • Če spremenite informacijski sistem zavarovanja, spremembe na DMS niso potrebne (Web Servise se poveže z novim sistemom in DMS deluje naprej).

mJavna naročila – Upravljanje s postopkom izvedbe celotnega javnega naročila

  • Upravljanje s postopkom izvedbe celotnega javnega naročila.
  • Priprava predloga za javno naročilo ter izvedba procesa potrjevanja dokumentacije.
  • Proces potrjevanja predloga za javno naročilo ter na podlagi predloga za javno naročilo, kreiranje javnega naročila.
  • Možnost planiranja planskih postavk v tretje sisteme.
  • Objava javnega naročila in korespondenca v zvezi z vprašanji.
  • Skeniranje prispelih ponudb, odpiranje ponudb skladno s postopkom javnega naročila ter zapisnik o odpiranju.
  • Pogajanja, zapisnik o pogajanju ter poročilo.
  • Integracija z modulom mPogodbe, mRačun (za sprotno razknjiževanje planskih postavk).

mITm – upravljanje z infrastrukturo

  • Kreiranje in procesno potrjevanje različni zahtevkov za potrebe upravljanja informacijskih sistemov kot so virtualni strežniki, docker instance, FTP/SFTP dostopi, SMS gateway.
  • Nadzor in evidenca informacijskih sistemov.
  • Enotna točka evidenc in revizijskih sledi ostalih sistemov.

Proces po meri – modul oblikovan glede na želje in potrebe naročnika

  • Sistem odlikuje modularna zasnova programske opreme, kar omogoča, da modul prilagodimo željam in potrebam naročnika.
  • Nadgrajevanje in razširitve so vpeljane skladno z razvojem in rastjo poslovanja.
  • Procesne rešitve lahko dodajate eno za drugo, ali pa se odločite za hkratno namestitev.
  • Delovni tokovi, so lahko pred nastavljeni ali pa se ustvarjajo glede na zahteve in potrebe naročnika.
  • Prilagoditve so izvedene hitro in enostavno.

Funkcionalne razširitve

mSign je rešitev za elektronsko podpisovanje, ki omogoča preprosto ustvarjanje in preverjanje elektronskih podpisov v okviru rešitve mDocs, lahko pa se uporabi tudi samostojno za namen integracij s ključnimi aplikacijami v družbi (npr. CRM, podpisovanje dokumentov s končnimi kupci prek spleta, …).

Z elektronskim podpisom zagotovimo popolno zakonsko zahtevano varnost poslovanja, onemogočimo naknadno zanikanje verodostojnosti in preprečimo nepooblaščen poseg v že overjen dokument. Varen elektronski podpis mSign, je zakonsko enakovreden lastnoročnemu podpisu.

Z uporabo mSign boste dosegli prihranek pri stroških poslovanja, obenem pa boste poskrbeli za zakonsko zahtevano varnost, onemogočili naknadno zanikanje verodostojnosti in preprečili nepooblaščen poseg v že overjen dokument.

 

 

Z dobro zasnovano arhitekturo omogoča globoko integracijo, kjer aplikacije nadgradi z dodatnimi neokrnjenimi funkcionalnostmi. V kakšnem okolju aplikacija deluje, bodisi Windows ali Linux okolje, pa za mSign niti ni pomembno. Je namreč neodvisen od platforme, pri integraciji pa lahko uporabite vam priljubljene programske jezike.

mScan je certificirana rešitev, ki omogoča zajem gradiva iz različnih virov kot je recimo skener, elektronska pošta ali datotečni sistem. Dokumenti, ki so znotraj aplikacije mScan prepoznani, klasificirani in prebrani, so avtomatično poslani v sistem za nadaljnjo obdelavo bodisi neposredno v proces v mDocs, bodisi v e-hrambo mSef.

mScan omogoča avtomatsko indeksacijo skenirane dokumentacije. Na podlagi pred nastavljenih pravil, ki jih določi administrator pred začetkom skeniranja. Programska oprema lahko samodejno zapolni polja za indeksiranje (OCR, sistemski podatki,…), obenem pa lahko samodejno razvršča dokumente.

 

 

Ključne prednosti:

  • Pred pripravljene integracije za mDocs in mSef – za izvoz v tretje aplikacije se lahko uporabijo spletni servisi.
  • Avtomatska indeksacija skenirane dokumentacije (OCR, sistemski podatki, …).
  • Ločevanje sklopov dokumentov na podlagi črtnih kod, besedila, patch kod, …
  • Izvoz dokumentov v ozadju vam omogoča nemoteno delo.
  • Omogoča izvoz v datoteke TIFF, JPEG, PDF, PDF/A.
  • Kompresiranje datotek (zmanjšanje velikosti).

Aplikacija  mScan omogoča uporabniku enostavno obdelavo skenogramov. Znotraj uporabniškega vmesnika je mogoče iskanje, zamenjava, združevanje, ločevanje, povečevanje, brisanje praznih strani, obračanje in razporejanje skenogramov.

mScan samodejno prepozna vsebino dokumentov z OCR (optično prepoznavanje znakov) in z ICR (inteligentno prepoznavanje znakov) tehnologije. Črtne kode in podobna strukturirana in delno strukturirana polja še dodatno pohitrijo indeksiranje dokumentov in zagotavljajo visoko stopnjo natančnosti.

msoutlook_logo

Modul mDocs4Outlook skrbi za prenos elektronskih sporočil iz klienta za sporočilni sistem neposredno v dokumentni sistem. Pri tem uporabnik sam določi, katero elektronsko sporočilo želi prenesti v dokumentni sistem. Pri prenosu elektronskega sporočila v dokumentni sistem se le-ta prenese v celoti ali po delih. Modul omogoča pregledovanje in potrjevanje dokumentov neposredno iz odjemalca elektronske pošte MS Outlook.

Odvisno od nastavitev na posamezni rešitvi se tako poleg opisnih polj v mDocs samodejno lahko zapišejo tudi:

  • priponke v izvorni obliki
  • vsebina elektronskega sporočila v obliki MS Office Word (docx)
  • vsebina elektronskega sporočila v obliki PDF
  • celotno elektronsko sporočilo s priponkami v obliki EML

 

 

mDocs4Outlook dodatek omogoča, da podatke dokumenta pregledujete neposredno iz odjemalca elektronske pošte. Dokument lahko potrdite ali zavrnete ne da bi pri tem morali zapustiti MS Outlook. Dodatek omogoča tudi uvoz ustreznega tipa dokumenta neposredno iz poštenega odjemalca v dokumentni sistem mDocs.

 

Komponenta EASY View Plus omogoča pretvarjanje in pregledovanje več kot 300 različnih formatov priponk znotraj dokumentnega sistema (Microsoft Office za podloge, Open Office formatov, slikovnih datotek, e-pošte in AutoCAD, …). Nameščena je na strežniku in deluje po principu strežnik-odjemalec (server – client) zato ni potrebe po dodatnih namestitvah in instalacijah. Kot orodje je zelo primerno za mobilne naprave, saj ne potrebuje nameščanja namenskih aplikacij za pregledovanje dokumentov.

Modul mPrint omogoča pretvorbo slikovnih in MS Office formatov v zakonsko skladni format za dolgoročno hrambo PDF/A. Ob pretvorbi se izvede OCR (optično prepoznavo znakov) nad dokumentom. Za pretvorbo mora biti na strežniku nameščen MS Office 2010 ali več.

Servis za prenos različnih datotek in podatkov med programskimi rešitvami. Rešitev je aktualna in nujna pri različnih integracijah s tretjimi sistemi.

Nakup ali najem? Nudimo vam oboje.

Oblačna mDocs rešitev je praktično enaka kot v primeru nakupa, s to razliko, da se nahaja v Visoko Varnem Sistemskem Prostoru, ki je v lasti družbe, njena funkcija pa je omogočanje neprekinjenega poslovanja.

Za manj zahtevne procese smo tako razvili zelo uporaben uporabniški vmesnik za administratorja na strani naročnika, ki lahko sam posega v tok procesa in z nastavljanjem določenih parametrov uredi spremembo v hipu (v skladu s pravicami in internimi postopki).

5 korakov do brezpapirne pisarne

1. Digitalizacija

Z rešitvijo mScan zajemite dokumentacijo ne glede na lokacijo vložišča.

2. Zajem podatkov

Uparite dokumente z bazo podatkov in se znebite dvojnih vnosov.

3. Pregled in obdelava

Peljite dokument skozi poslovni proces, ki je vam poznan.

4. Potrditev

Bodite obveščeni in dinamični, potrdite dokument na poti.

5. E-hramba

Pustite vaše skrbi nam, dokumente shranite v varno e-hrambo.

Naredite korak proti brezpapirnemu poslovanju in se odločite za dokumentni sistem, ki bo vaši organizaciji prinesel dodatno vrednost. Odločite se za pristop, ki vam ga ponuja Mikrografija in izkoristite prednosti metapodatkov za zagotovitev varnosti osebnih podatkov, ki jih podjetjem nalaga Splošna uredba o varstvu podatkov (General Data Protection Regulation, GDPR). Več o uredbi si preberite na naslednji povezavi.

Najboljši poslujejo brezpapirno. Bodite med njim tudi vi!

Kontaktirajte nas, če vas zanima mDocs!