V resnici ni potrebno biti prodajalec na terenu ali manager, da se znajdemo v situaciji, ko potrebujemo določen dokument takoj in tam. Ker je posel tekma so včasih potrebni hitri odzivi, dostop do kredibilnih informaciji pa le klik daleč.

Pomislite na rešitve kot so npr. Dropbox, ShugarSync ali kar – v podjetjih najbrž najbolj razširjeno – deljenje dokumentov na skupni mreži podjetja v mapah »skupno«. Take tehnične in uporabniške rešitve v resnici rešijo obvladovanje in deljenje dokumentov v svoji najbolj osnovni funkciji. Dokument je dostopen večim ljudem, različnim oddelkom, do njega imajo vpogled in/ali pravico do spreminjanja ter dopolnjevanja, premikanja v/ iz mape, downloadanja ter celo brisanja. Vsi, ki imajo dostop do neke skupne mape imajo podobne ali celo enake pravice. Če je vaša edina želja, da ste dokument spravili iz vašega lokalnega okolja, v okolje kjer je dostopen večim ljudem, potem ste nalogo uspešno rešili.

Resnica pa je, da ima vsaka živa organizacija svojo strukturo in dinamiko. Izkaže se, da z enim dokumentom lahko dela en kup ljudi, za vsakega ima drugo težo, zelo pomembna pa je pot kam in po kakšnih poteh potuje.

Dokumentni sistemi (DMS) ne pomenijo le rešitev za obvladovanje in deljenje dokumentov. Pomenijo podporo internim procesom. Dokumentni sistemi niso le strukturiran način hranjenja dokumentov, so živ sistem, ki ima cilj lažje in hitrejše odločanje ter operativno učinkovitost organizacije.

In če se dotaknemo ključnih funkcionalnosti, ki jih pridobite z dokumentnimi sistemi (in jih nimate pri deljenje dokumentov ali t.i. file sharing-u):

VARNOST je pravzaprav ena izmed ključnih značilnosti in razlik. Z enostavnim deljenjem dokumentov nimate možnosti nastaviti poimenskih pravic, natančno določiti kdo lahko kaj dela na (posameznem) dokumentu, niti nimate možnosti vpogleda kdo in kdaj je dostopil do dokumenta. Za vsak dokument posebej je možno določiti, da vam sistem pošlje sporočilo, če se je na dokumentu naredila kakšna sprememba.

REVIZIJSKA SLED je funkcionalnost kjer imate možnost dostopa do vseh verzij dokumenta, z možnostjo vpogleda v spremembe po uporabnikih, ki so jih naredili in s časovno oznako kdaj je bila sprememba narejena.

KONTROLA nad dokumenti je pomemben vidik vsake organizacije. Dokumentni sistem omogoča avtomatizacijo delovnega toka na podlagi vnaprej določenih korakov in definicijo opravilnih zahtevkov kjer lahko, če tako želimo, natančno  določimo kaj naj posamezni zaposleni naredi na dokumentu. Omogoča tudi distribucijo elektronske pošte, spletnih obrazcev in druge oblike elektronskih obrazcev po (vnaprej) določenih poteh. Dejansko omogoča, da vsaka pošta, obrazec ali dokument zagotovo najde svojega naslovnika pri čemer vemo, da ga je ta tudi videl in bil z njim seznanjen.

STANDARDIZACIJA dela z dokumenti uredi delotok podjetja do mere, ko delo z dokumentacijo ne predstavlja več časovne izgube in postane prednost saj imamo kar naenkrat dostop do vseh informacij kadarkoli (in kjerkoli, če imamo rešitev v oblaku).

SKENIRANJE je praktično del dokumentnega sistema. Če se uspete z vašimi partnerji in dobavitelji dogovoriti za elektronsko posredovanje pošte, e-račun in že poslujete z banko brezpapirno, vam vseeno ostane kar nekaj papirne pošte in pomembnih dokumentov, ki jih morate zajeti in v dokumentni sistem dodati. Digitalizacija dokumentacije je storitev, s katero papirne dokumente pretvorimo v digitalno obliko, tako da jih lahko upravljate na elektronski način in znotraj sistema, ki ga uporabljate.

DOSTOPNOST do dokumentov ni popolnoma samoumevna. Prav pred kratkim smo imeli primer stranke, ki si je poleg urejenega dela z dokumenti želela tudi, da njeni zaposleni, ki so veliko prisotni na vzhodnih trgih, konkretno Kitajski, lahko dostopajo do vseh vsebin večjih formatov. Rešitve kot je npr. Dropbox so namreč tam prepovedane.

MODULARNOST je funkcionalnost, ki bi si jo morda od svojega dokumentnega sistema želeli. Če vaš dokumentni sistem omogoča uvajanje modulov, ko ste nanje pripravljeni in ko jih potrebujete je uvajanje dela z dokumentnim sistemom lahko brez pretiranega stresa s postopnimi spremembami.

INEGRACIJA Z OSTALIMI REŠITVAMI kot so obstoječi ERP, CRM, SCM sistemi, druge tehnične in arhivske rešitve in seveda, možnost uvedbe elektronskega podpisovanja, ki je še zadnji korak k brezpapirni pisarni.

V našem podjetju, ki letos obeležuje že svojo 25 letnico, je postalo obvladovanje papirja način razmišljanja. Sisteme, ki jih ponujamo strankam, uporabljamo sami, razvijamo jih v skladu s potrebami na trgu in v partnerskem odnosu s strankami. Pomembno nam je, da so naše rešitve certificirane, varne in nadgraditve. Zavedamo se, da je odločitev o vpeljavi DMS strateška in predstavlja (veliko) spremembo, vendar na koncu poti zagotavlja urejenost, ciljno vodenje in operativno učinkovitost organizacije. Vse s ciljem lažjega in hitrejšega odločanja.