Čas je, da podjetja »pretresejo« svoje papirne navade. Le tako bodo ugotovila, kako udobno in učinkovito je brezpapirno poslovanje.
Za izboljšanje poslovanja morajo podjetja ali organizacije poiskati najbolj optimalne rešitve za poenostavitev svojih delovnih procesov. Vsako podjetje ima namreč svoj način dela, univerzalna rešitev, ki bi ustrezala vsem, preprosto ne obstaja. Ne le podjetja, tudi ponudniki storitev za brezpapirno poslovanje se srečujejo s številnimi izzivi na področjih obvladovanja podatkov, poslovne dokumentacije, digitalnih vsebin ter rešitev. Idealne rešitve za končne uporabnike, torej zaposlene, je treba zasnovati na način, da zadostijo tako trenutnim potrebam klasičnih ali hibridnih delovnih mest kot tudi tistim, ki se bodo pojavile čez leto ali dve.
»V zadnjih letih smo bili priča številnim spremembam. Trenutno je najbolj pomembno, da znamo spremembe izkoristiti v svoj prid. Podjetja se vsak dan soočajo z novimi izzivi, iščejo nove poslovne pristope, prakticirajo hibridno delo, obvladujejo stroške in stremijo k varnemu elektronskemu poslovanju. V poslu moramo postati šahisti, gledati več potez naprej. Naša naloga je, da podjetja vseh velikosti s svojimi rešitvami in storitvami opolnomočimo za brezpapirno poslovanje. To ni več zgolj teoretični koncept, temveč postaja praksa uspešnih in podatkovno vodenih podjetij,« nujnost digitalizacije poslovanja podjetij opiše Boštjan Gaberc, direktor podjetja Mikrografija d.o.o..
Začeti velja v vložišču
Pot k brezpapirnemu poslovanju se začne v vložišču oziroma ob vstopu papirnih dokumentov v podjetje. Tu lahko podjetje izkoristi že obstoječe večopravilne naprave ali pa se odloči za uvedbo zmogljivih skenerjev in namenske programske opreme – predvsem, če ima opravka z velikimi količinami vhodnih papirnih dokumentov ali najamejo zunanjo storitev zajema vhodne pošte. Sodobne tehnologije so postopek skeniranja dokumentov dvignile na nov nivo, zato so v podjetju Mikrografija razvili certificirano programsko opremo za skeniranje in indeksacijo mScan, ki ponuja nov in enostaven način skeniranja dokumentov, slik ali fotografij. Obvlada tudi samodejno ločevanje dokumentov glede na črtno kodo, število strani oz. druga pravila (npr. obrezovanje, obračanje) ter izvoz vsebin v tretje sisteme in aplikacije (različni poslovno-informacijski sistemi, e-hramba mSef, dokumentni sistemi, kot npr. mDocs, spletne storitve, kot sta Dropbox in Gdrive in podobne). Ne le, da mScan obvlada prepoznavo besedil iz obrazcev in strukturiranih dokumentov, odlične rezultate dosega tudi pri prepoznavi besedila iz nestrukturiranih dokumentov, ki danes predstavljajo okoli 90 odstotkov poslovne korespondence.
Dokumenti sodijo v (dokumentni) sistem
Prav centralna rešitev za upravljanje dokumentov, kar dokumentni sistem vsekakor je, še dodatno pospeši in poenostavi delo z dokumenti. Dokumentni sistem predstavlja ključno podporo internim procesom, saj ni le strukturiran način hranjenja dokumentov, temveč je živ sistem za lažje in hitrejše odločanje ter operativno učinkovitost organizacije.
Dokumentni sistem mDocs predstavlja vrhunsko rešitev za elektronsko obvladovanje dokumentov v poslovnem okolju. Odlikuje ga modularna zasnova programske opreme, ki omogoča njeno nadgrajevanje in razširitve skladno z razvojem in rastjo poslovanja. Tako lahko podjetje z dokumentnim sistemom enostavno poveže posamezne procese in delovne tokove, ki uporabljajo ali ustvarjajo dokumente, skladno z dejanskimi potrebami. Prilagoditve so izvedene hitro in enostavno, intuitiven uporabniški vmesnik pa poskrbi, da je vsaka dodana funkcionalnost uporabniku hitro domača.
Povprečen zaposleni vsak delovnik porabi skoraj eno uro za iskanje in pridobivanje informacij oziroma podatkov, saj ima te navadno razpršene na različnih mestih – e-pošti, lokalnih mapah, na strežniku podjetja in v oblačnih storitvah. Z uvedbo dokumentnega sistema podjetje v dokumentni kaos uvede red, predvsem pa pohitri vsa opravila, povezana z dokumenti – tudi ali predvsem iskanje – dokumentov in informacij v njih. Poleg tega so v dokumentnem sistemu vsi dokumenti ustrezno zaščiteni (beri: šifrirani) in imajo do njih dostop le pooblaščeni uporabniki. Za piko na i pa obstaja revizijska sled za vse spremembe in vpoglede nad dokumenti.
Dokumentni sistem ni elektronska omara za dokumente, ta vloga pripada sistemom elektronske hrambe – lokalno ali v oblaku. Celovita rešitev za pravno-veljavno dolgoročno hrambo in vzdrževanje vsebin v elektronski obliki, kakršna je oblačna rešitev mSef, je prav tako priporočljiva za miren spanec. Vredni podatki in dokumenti namreč sodijo v sef, pa čeprav v digitalni obliki.
Hitro in enostavno podpisovanje
Zaposleni veliko časa porabijo tudi za pridobivanje podpisov dokumentov, ne glede na to, ali imajo opravka s strankami ali pa za namene interne komunikacije. Odkar slovenska zakonodaja omogoča, da je certificiran elektronski podpis zakonsko skladen in enakovreden ročnemu podpisu, so že številna podjetja spoznala njegove izjemne prednosti. Zajem podpisa je mogoč na podpisni tablici, telefonu, podpis z digitalnim potrdilom, podprta pa sta tudi zajem ročnega podpisa ali podpisovanje iz spletnega brskalnika.
Šele z elektronskim podpisom namreč poslovanje postane zares brezpapirno. Tehnološko in varnostno preverjena rešitev za vse vrste podjetij, ki so se namenila iz svojega poslovanja popolnoma izločiti papir, prinaša znatne prihranke pri stroških poslovanja, obenem pa poskrbi za zakonsko zahtevano varnost, onemogoča naknadno zanikanje verodostojnosti in preprečuje nepooblaščene posege v že overjen dokument. Dokument lahko podjetje pošlje v podpis tudi zunanjemu podpisniku, ki ni uporabnik rešitve mSign.
»Poenostavitev podpisovanja dokumentov lahko podjetje reši z nakupom ali celo najemom certificirane podpisne platforme, kakršna je mSign. Uporaba rešitve je enostavna, v primeru najema pa je vzpostavitev možna že v enem dnevu,« dodaja Gaberc.
Digitalizacija + integracija = odpornost poslovanja
K odpornosti v digitalizaciji poslovanja morebiti še največ prispeva integracija različnih rešitev. Čeprav podjetja menijo, da gre za kompleksen proces, z integracijo lahko znatno poenostavijo poslovanje in si olajšajo delo.
»Čeprav lahko brezpapirno poslovanje v prakso uvede vsako podjetje z lastnim IT-oddelkom, velja to nalogo zaupati specializiranim ponudnikom. Ti imajo namreč bistveno več izkušenj z najrazličnejšimi rešitvami, sistemi ter poslovnimi procesi in bodo iz vsakega IT-okolja lažje izvlekli maksimum,« sklene Gaberc.