V Pokrajinskem arhivu Maribor se že več let soočajo s pomanjkanjem prostora, umeščenostjo v več enot ter nezmožnostjo širitve. To so le eni izmed razlogov, da so pričeli s selitvijo arhivskega gradiva na novo lokacijo našega skladišča v Melju.

Trenutno poteka selitev več kot 7 kilometrov arhivskega gradiva oz. več kot 56.000 arhivskih škatel. 📦

Ko pomislimo na hrambo fizične dokumentacije, nikakor ne moremo mimo dejstva, da vsaka fizična hramba ni varna. Naše dolgoletne izkušnje na tem področju so nam omogočile, da smo bili priča različnim scenarijem, ki so predvsem posledica nepremišljenega ravnanja z dokumentarnim gradivom nastalim pri poslovanju.

Na eni strani imamo podjetja, ki za svoje dokumente v fizični obliki lepo skrbijo in jih hranijo v za to namenjenih prostorih, a jim glede na stalno povečevanje poslovanja pogosto primanjkuje prostora. Poleg prostora mnogim primanjkuje tudi usposobljenost kadra oz. sploh kader, ki bi imel čas urejati, odbirali in uničevati dokumentacijo ob poteku rokov.

Na nasprotni strani pa so podjetja, ki resnično mislijo, da papir prenese vse. Ko dokumentacijo predajo v tekočo hrambo je ne uredijo primerno, niti nimajo jasnih navodil, kdo v organizaciji naj bi za urejenost skrbel. S časom, ko tekoča hramba presega prostorske zmožnosti, se dokumentacija »preda« v stalno hrambo in to ponovno brez določene težnje o predhodni ureditvi. Prostori so nemalokrat neurejeni, vlažni, pretesni za normalno manipulacijo, neprimerna pa so tudi temperaturna nihanja.

Pri obeh scenarijih lahko na pomoč priskoči zunanji ponudniki, kakršna je tudi Mikrografija, ki v svojih prostorih hrani že preko 80 km dokumentacije. Gradivo lahko prevzamemo ali uredimo na lokaciji (v kolikor prostorska stiska ni problem). Poleg klasične ureditve arhiva vam lahko pripravimo tudi klasifikacijski načrt, pravilnik o arhiviranju ter svetujemo pri pripravi notranjih pravil.

Gradivo popišemo skladno s predpisi, zakonodajo in SRS, dokumentacijo hranimo na varen in zakonsko skladen način, že v fazi popisa določimo roke hrambe, ki so podlaga za poznejše strokovno izločanje in varno komisijsko uničenje. V kolikor se dokumentacija nahaja pri nas, imajo do nje dostop zgolj pooblaščene in usposobljene osebe (več kot 20 naših zaposlenih ima opravljen izpit za delo z dokumentarnim in arhivskim gradivom s strani Arhiva RS).

Ker smo resen partner imamo v naših arhivih na vseh lokacijah po Sloveniji prostore opremljene z:

  • javljalniki izliva vode
  • javljalniki požara
  • sistemom za gašenje s plinom FM-200 (sistem gašenja, ki ne poškoduje gradiva)
  • fizičnim varovanjem,
  • vstopno kontrolo
  • drugo varnostno opremo (npr. zaščita pred glodalci in insekti, sistem za merjenje temperature in vlage …)

Predaja svojega arhiva Mikrografiji je tako z več vidikov pametna odločitev vsake organizacije, ki želi imeti urejen in dostopen arhiv. Stranke lahko do dokumentov preko poizvedb dostopajo tako v fizični kakor tudi v elektronski obliki, saj dokumentacijo na željo stranke digitaliziramo in jo posredujemo v najkrajšem možnem času. Več o storitvi fizične hrambe, si lahko preberete tudi na naslednji povezavi.