Zaljubljeni v papir? Ni problema.


Arhiviranje prepustite nam, vi pa se posvetite poslovanju. V Mikrografiji se zavedamo, da se brezpapirno poslovanje začne z urejeno dokumentacijo in da kljub pospešeni digitalizaciji poslovanja mnoga podjetja in posamezniki še vedno prisegajo na papir. S tem seveda ni nič narobe. A vendar se količina dokumentov v sodobnih podjetjih množi, zakoni pa jim nalagajo dolge roke varne fizične hrambe. Mikrografija je tukaj, da vam pomaga s celovito rešitvijo arhiviranja in varne fizične hrambe gradiva.

***

Arhiviranje in fizično hrambo dokumentacije v Mikrografiji izvajamo v zakonsko skladnih prostorih, opremljenimi z ustreznimi nadzornimi sistemi. Več kot deset visoko usposobljenih zaposlenih z opravljenim izpitom za ravnanje z dokumentarnim gradivom in več kot 20 let izkušnj so zagotovilo, da bo gradivo pri nas dolgoročno arhivirano na varen, zakonsko skladen način in bo dostopno le pooblaščenim uporabnikom.

Če tudi vašemu podjetju usklajevanje zakonskih zahtev in predpisov z namenom arhiviranja in ravnanja z gradivom predstavlja predvsem prostorski izziv, vam lahko pomagamo. Zavedamo se namreč, da mnoge organizacije preprosto ne premorejo ustreznih prostorov niti znanja in virov za zagotavljanje varne fizične hrambe poslovnih dokumentov. Zaupajte jih v nadvse varne (in varovane) prostore, do katerih lahko dostopate, kadar potrebujete svojo dokumentacijo. 

Za vaše gradivo skrbimo vsaj tako dobro kot za lastno zato vam nudmo:

Če je cilj podjetja učinkovito in res varno arhiviranje dokumentov, je med boljšimi izbirami vsekakor najem celovite storitve arhiviranja pri zunanjem ponudniku. Zakaj? Za dokumente poskrbijo specialisti. Zahvaljujoč visokim standardom kakovosti in varnosti, lahko Mikrografija zagotavlja dolgoročno hrambo, vzdrževanje gradiva ter poizvedovanje v času hrambe pa tudi morebitno uničenje gradiva skladno z roki hrambe. Storitev zunanjega izvajanja obvladovanja arhiva zniža stroške poslovanja, prihrani čas rokovanja z gradivom in zmanjša zahteve glede prostora, namenjenega fizičnemu arhivu – svoje poslovne prostore uporabite učinkoviteje – za posel.

Zakaj izbrati arhiviranje pri naročniku?

Arhivska škatla Mikrografija

  • Največja možna varnost.
  • Zmanjšanje stroškov in učinkovito upravljanje z arhivom.
  • Strokovno vodenje projektov in priprava klasifikacijskih načrtov in pravilnikov o arhiviranju.
  • Popolna preglednost nad vsem hranjenim gradivom.
  • Stalna razpoložljivost gradiva.
  • Optimizacija obstoječih površin arhiva.
  • Prihranek časa in zmanjšanje tveganj strokovnega upravljanja z gradivom.
  • Zmanjševanje in večja preglednost stroškov rokovanja z gradivom.
  • Implementacija predpisanih varnostnih standardov.
  • 24/7 dostop do gradiva.
  • Certificirani procesi ISO 9001 in ISO 27001
  • Dolgoročna varna in zakonsko skladna hramba.
  • Popisano skladno s predpisi, zakonodajo in SRS.
  • Hranjeno v predpisanem zakonskem roku.
  • Izločeno ter varno in komisijsko uničeno (po pretečenem roku hrambe).
  • Dostopno le pooblaščenim uporabnikom.
  • Ustrezno odbrano in predano pristojnemu arhivu, če je to potrebno.
In kakšnega ponudnika arhviiranja torej izbrati? – Takšnega, ki ustreza zgornjemu opisu, prednost pa imajo tisti, ki na seznam dodajo še dolgoletne izkušnje in dokazljivo znanje ravnanja z občutljivim gradivom. 

Mikrografija vam pomaga urediti tudi lastni arhiv. Storitev vpeljave sistema arhiviranja na lokaciji naročnika zagotavlja celovito obvladovanje gradiva – po potrebi celo na dnevnem nivoju. V tem primeru vse papirno gradivo ostane na lokaciji naročnika, arhiv pa v oskrbo prevzame Mikrografija in ga izvaja v naročnikovem prostoru za shranjevanje gradiva. Dodana vrednost – dokumenti so blizu uporabnikom, bogato znanje in izkušnje strokovnjakov podjetja Mikrografija pa pripomorejo pri optimizaciji procesa internega arhiviranja dokumentov.

Zakaj izbrati notranji arhiv?

  • Gre za prilagodljive storitve, ki jih je moč prilagoditi tudi najbolj zahtevnim okoljem in potrebam uporabnikom. 
  • Lahko združuje prednosti zunanjega arhiviranja ter arhiviranja dokumentov na lokaciji podjetja.
  • Lažje povezovanje procesov in storitev, povezanih z arhiviranjem dokumentov.


Vse gradivo pri nas bo:

  • Dolgoročno shranjeno na varen in zakonsko skladen način.
  • Popisano skladno s predpisi, zakonodajo in SRS.
  • Hranjeno v predpisanem zakonskem roku.
  • Izločeno ter varno in komisijsko uničeno (po pretečenem roku hrambe).
  • Dostopno le pooblaščenim uporabnikom.
  • Ustrezno odbrano in predano pristojnemu arhivu (če je to potrebno).
Vemo, kaj delamo in to počnemo profesionalno. Na voljo imamo več kot 10.000 kvadratnih metrov arhivskih polic na več lokacijah po Sloveniji, vsi prostori so opremljeni z:

Fizična hramba

  • javljalniki izliva vode,
  • javljalniki požara,
  • sistemom za gašenje s plinom FM-200 (sistem gašenja, ki ne poškoduje gradiva),
  • fizičnim varovanjem,
  • vstopno kontrolo ter
  • drugo varnostno opremo (npr. zaščita pred glodalci in insekti, sistem za merjenje temperature in vlage ...).

Nudimo vam tudi storitev komisijskega uničenja arhivskega in dokumentarnega gradiva po izteku zakonskega roka za hrambo. Za več informacij pokličite na 080 51 15 ali nas kontaktirajte.