S sprejemom uredbe o varstvu osebnih podatkov so se številna podjetja soočala z ogromnim številom GDPR privolitev na papirju. Tudi pri Porsche Slovenija so bili z uvedbo novih pravil glede varstva osebnih podatkov postavljeni pred izziv kako zbrane podatke učinkovito uporabljati v nadaljnjih procesih.


PRVOTNA REŠITEV VNOSA GDPR PRIVOLITEV

Pred uvedbo rešitve mSign je bil postopek pridobitve in uporabe podatkov iz GDPR privolitev zapleten in dolgotrajen. Prodajniki so v poslovnem sistemu pripravili in natisnili privolitev. Dokument so predali stranki v izpolnitev in podpis. Izpolnjena in podpisana privolitev se je nato poskenirala z uporabo obstoječe programske opreme za skeniranje, poskeniran dokument pa se je nato odložil na točno določeno lokacijo na strežniku.

Zatem se je izvedel OCR in vsebinska kontrola podatkov. Vsebinski kontroli je sledil ročni vnos pridobljenih podatkov v bazo podjetja Porsche Slovenija, kjer se je izvajala dodatna kontrola vsebine poskeniranih privolitev. Zaradi nestandardiziranega postopka zajema podatkov so se pojavile številne težave, saj so bile GDPR privolitve skenirane na različnih napravah, kar je pomenilo, da so bili skenogrami pogosto slabi in so močno otežili OCR. Dokumentacija je bila poskenirana postrani, deli dokumenta so bili odrezani, polja na dokumentu so bila nepravilno označena, …

Ker je zaradi dolgotrajnega postopka prišlo do večjega števila neobdelanih GDPR privolitev, se je za obstoječe papirne privolitve izvedel OCR in zajem podatkov preko Mikrografijine certificirane programske opreme mScan in tako v kratkem času omogočili prehod na elektronsko obliko privolitev.


KLJUČNI IZZIVI NAROČNIKA PRED UVEDBO REŠITVE

  • Dolgotrajen proces preverjanja prebranih podatkov.
  • Izguba dragocenega časa s pripravo, pridobivanjem in nadaljnjo obdelavo GDPR privolitev.
  • Preveliko število napak pri obdelavi obrazcev.
  • Zmanjšanje količine papirne dokumentacije in s tem povezanih stroškov.


REŠITEV – UVEDBA mSign

Povod, da so se v podjetju odločili za digitalizacijo zajema podatkov privolitev je bila GDPR uredba in veliko število strank. Le na ta način so lahko poskrbeli za ustrezno varnost podatkov, standardizirali postopek zajema in omogočili ekonomično poslovanja podjetja. Z uporabo certificirane rešitve za e-podpis mSign se je celoten proces digitaliziral in avtomatiziral. Prodajniki pri Porsche Slovenija si GDPR privolitve preprosto naložijo na tablico in jih ponudijo v stranki v izpolnitev in podpis. Privolitve se namreč predhodno pripravijo in natisnejo s pomočjo rešitve mPrinter, ki omogoča branje podatkov iz dokumenta in pošiljanje dokumentov v mSign, kjer stranka privolitev pregleda, označi ali izpolni ustrezna polja in dokument elektronsko podpiše.

Po zaključenem postopku se podatki avtomatično uvozijo v bazo GDPR privolitev poslovnega sistema in se hkrati prenesejo v CRM podjetja. Postopek pridobitve podatkov poteka veliko hitreje, kar predstavlja ključno prednost rešitve, tudi kvaliteta prebranih podatkov, v primerjavi s preteklimi rešitvami, je bistveno boljša. S tem je večja tudi zanesljivost in
varnost zbranih podatkov.


NAČRTI ZA PRIHODNOST

˝Zagotovo lahko rečemo, da obstoj mSign rešitve predstavlja dodano vrednost poslovanju našega podjetja. Uporabo rešitve bi želeli razširiti tudi na ostalo dokumentacijo, ki jo uporabljamo pri delu s strankami, saj bi tako optimizirali proces prodaje, izboljšali kvaliteto storitev in hkrati zmanjšali porabo papirja v poslovanju. Pričeli smo že z dodajanjem novih predlog dokumentov, ki se bodo lahko digitalno izpolnjevali in podpisovali.˝ Sašo Dorniž, Vodja skupine IT v Porsche Slovenija d.o.o.