Boštjan Gaberc, direktor podjetja Mikrografija, je prepričan, da je brezpapirno poslovanje nova resničnost in hkrati blagoslov za vsa poslovna okolja, saj izkoreninja marsikatero napako in strošek.

 

Prodajate rešitve za brezpapirno poslovanje. Kako težko ali enostavno je prepričati podjetja, da se odločijo zanje?

V času pandemije so se številna podjetja in organizacije veliko hitreje odločila za uvedbo rešitev s področja e-poslovanja. Rešitve, o katerih smo se prej pogovarjali več mesecev, celo let, smo tako morali uvesti čim prej. Digitalizacijo poslovanja je pospešilo predvsem hibridno delo, za katero ocenjujemo, da se bo v nekaterih panogah gospodarstva vsaj delno ohranilo tudi v prihodnje. Prav tako menim, da bo v prihodnje nekoliko lažje navdušiti podjetja za brezpapirno poslovanje, saj bodo imela v svoji okolici in pri partnerjih ali dobaviteljih veliko dobrih zgledov, torej bodo tudi sama želela izkoristiti čim več prednosti brezpapirnega poslovanja.

Katere rešitve je najlažje prodati in katere najtežje?

O uvajanju posameznih rešitev skoraj vedno odloča vodstvo podjetja. Od njega je odvisno, kako podpira spremembe in sprejema nove tehnologije poslovanja, kot so oblačne IT-storitve. Šele ko podjetje ali organizacija uvede neko novo tehnološko rešitev, lahko primerja, koliko bolj konkurenčna je zaradi tega v domačem in mednarodnem okolju. Najlažje je prodati rešitve, ki imajo najkrajšo dobo povračila naložbe. Digitalizacija vložišča ali e-računi imajo očitno zelo dober vpliv na nižanje stroškov poslovanja. Nekoliko težje je bilo prepričati velike družbe o elektronskem ali mobilnem podpisovanju dokumentov, saj je bilo veliko vprašanj povezanih z varnostjo podatkov. A če upoštevamo vse varnostne mehanizme in dobre prakse glede zajema, je zaupanje v digitalen podpis lahko celo večje kot v klasičen ročni podpis. Tudi na področju elektronskega podpisovanja zgledi vlečejo – veseli me, da nam je uspelo prepričati največja slovenska podjetja v aktivno uporabo naše rešitve za podpisovanje mSign.

Po e-računih se res zdi, da je e-podpisovanje dokumentov na vrsti za množično uvedbo. Kako vse lahko elektronski podpis olajša poslovanje?

Razlogi so predvsem v prilagodljivosti poslovanja, saj se lahko varno elektronsko podpisovanje izvede kadarkoli in iz katerekoli naprave, predvsem se vse bolj uporablja podpisovanje na mobilnih napravah s kvalificiranim digitalnim podpisom v oblaku. To zaposlenim omogoča večjo produktivnost, sploh v primerjavi s klasičnim podpisovanjem dokumentov, ki jih v nadaljevanju še čaka digitalizacija. Primerov, kako so podjetja in organizacije z e-podpisovanjem dosegli večjo učinkovitost, je ogromno.

Kateri primeri so najbolj očitni?

Samo pomislite na pogodbe. Ne glede na obliko in vsebino pogodbe velja, da ta potrebuje podpisnika. Vsaj dva, saj navadno ureja stvari med dvema ali več stranmi. V mnogih podjetjih so prodajne pogodbe najpogosteje podpisani dokumenti – in hkrati zanje tudi najpomembnejši. Prodaja izdelkov, storitev, naročnin ali vsebin, ki so predmet pogodbe, z elektronskim podpisovanjem dobi drugo dimenzijo. Elektronsko podpisanih dokumentov ni treba natisniti in nato skenirati ter vpreči v kolesje poslovno-informacijskega sistema. So že tam, torej ste prihranili več korakov, časa zaposlenih ter finančnih virov. Pomnožite to s številom dokumentov, ki jih dnevno, tedensko, mesečno ali letno podpišete v podjetju. Prihranki so lahko velikanski.

Je e-podpisovanje primerno za vsako podjetje?

Je, vsekakor. Seveda pa ga je treba najprej vpeljati v okolja, kjer je potreb po podpisovanju več. E-podpisovanje denimo ponuja visoko dodano vrednost tudi podjetjem, ki imajo projektno zasnovano poslovanje. V arhitekturi in gradbeništvu so malenkostne spremembe projektov stalnica. Z dodajanjem elektronskega podpisovanja k spreminjanju naročil se lahko podjetje izogne zamudam pri izvedbi projekta, hkrati pa enostavno vodi popolno, dokumentirano sled elektronsko podpisanih zahtevkov in sprememb, ki jo lahko kadarkoli prikliče in pokaže stranki ali inšpektorju.

Pa je e-podpisovanje absolutno varno?

Če podjetje uporablja ustrezne certifikate, ki jih izdajo ustrezne agencije ter avtentifikacije, je zagotovljena najvišja stopnja varnosti skladno s priporočili Evropske unije in nacionalno regulativo ter bančnim standardom, dodatna prednost je tudi možnost preverjanja pristnosti in veljavnosti e-podpisa. Lahko zatrdim, da je e-podpisovanje že ta hip bolj varno kot klasičen podpis, ki ga je mogoče relativno enostavno ponarediti.

Kako naj se podjetja lotijo uvajanja e-podpisovanja? Zadostuje že namestitev poljubne rešitve?

Tako kot vsako drugo za poslovanje kritično rešitev je treba tudi e-podpisovanje v procese uvesti premišljeno. To pomeni, da je treba opraviti začetno oceno IT-tveganj, opredeliti stroškovne zmožnosti uvedbe ter preveriti različne tehnične pogoje in omejitve. Sama implementacija je ob dobrem načrtu razmeroma preprosta, saj se rešitev za e-podpisovanje lahko uvede kot oblačna storitev ali namenska rešitev na lokaciji naročnika. Veliko lažje in hitreje je uvesti oblačno storitev, saj je skoraj celoten sistem že postavljen in ga lahko podjetje začne uporabljati takoj po opravljeni spletni registraciji.

Katero področje pa bo naslednje na vrsti za modernizacijo, za e-podpisovanje?

V poslovna, posebej pisarniška okolja že prihajajo rešitve s področja avtomatizacije dela. Na vrata trkajo z umetno inteligenco podprte rešitve, ki zaposlenim lahko pomagajo opraviti tudi kompleksnejše naloge, prav tako pa jih lahko razbremenijo vrste duhamornih opravil – na primer pretipkavanja podatkov iz različnih sistemov in aplikacij v druge rešitve, obrazce, formule in podobno. Tudi mi že zdaj vlagamo v oziroma razvijamo nove rešitve s ciljem, da bo vloga uporabnika vse bolj odločevalska in se bodo določene aktivnosti, ki jih danes zaposleni opravljajo ročno, opravljale vsaj polavtomatsko, v idealnih primerih pa bodo celo v celoti avtomatizirane.

Katero stvar s področja brezpapirnega poslovanja bi moralo vedeti vsako podjetje, pa menite, da tega še ne ve?

Elektronsko poslovanje ni le digitalizacija papirnih dokumentov, temveč prilagoditev delovnih nalog in procesov za uporabo digitalnih oziroma elektronskih dokumentov in izmenjave podatkov. Menim, da se vse več podjetij zaveda, da so naložbe v brezpapirno poslovanje nuja, saj z njimi podjetja (p)ostanejo konkurenčna in prilagodljiva ter povečajo zadovoljstvo zaposlenih. Ni pa uvedba brezpapirnega poslovanja tako enostavna kot nakup določene naprave in njen priklop na električno omrežje. Brezpapirno poslovanje obsega tri ključna področja, ki so med seboj tesno povezana in morajo za doseganje kar najboljših rezultatov delovati usklajeno. Ta področja so ustrezna izmenjava dokumentov, interni procesi in dolgoročna hramba dokumentov. V podjetju Mikrografija se zavedamo, da je prav vsako podjetje edinstveno, zato strankam individualno svetujemo in jim pomagamo vzpostaviti optimalno rešitev za njihovo poslovno okolje.

Katere napake najpogosteje delajo podjetja pri uvajanju brezpapirnega poslovanja?

Največja težava, ki jo sam opažam, je, da podjetja začno posodabljati posamezna področja ne da bi prej naredila temeljit načrt in upoštevala veliko sliko. Brezpapirnega poslovanja se velja lotiti celovito, sicer bomo vedno naleteli na ozka grla in razpoke, ki bodo omejevale njegov polni potencial. Čeprav mogoče podjetje v tem trenutku še nima potreb po določenih zadevah, velja preveriti, ali bi mu tovrstne rešitve in storitve vendarle omogočile hitrejše, enostavnejše, cenejše, skratka boljše poslovanje in boljše pogoje dela (že zdaj in v prihodnje). Veliko podjetij, ki se odprave papirja v podjetju loti na svojo pest, torej brez izkušenih strokovnjakov s tega področja, navadno porabi več finančnih in človeških virov. Nekatere rešitve, ki so na prvo žogo videti cenovno ugodne, čez čas razkrijejo, da nimajo možnosti razširitve ali povezljivosti glede na potrebe poslovanja v prihodnje. Takrat pa pride do slabe volje oziroma celo zamenjave rešitve, kar pa vse skupaj precej podraži.

 

Za lažjo odločitev pri najemu rešitve mSign vam omogočamo brezplačen preizkus do 30 dni, kjer lahko preizkusite rešitev mSign brez obveznosti. Za več informacij nas kontaktirajte in z veseljem vam bomo priskočili na pomoč! 😊