Notranja pravila, pravilniki o arhiviranju in klasifikacijski načrti.

 

Dober nasvet je zlata vreden, ureditev obvladovanja dokumentacije v poslovnih okoljih pa znanost v malem. Mikrografija kot specializiran ponudnik že več desetletij nudi storitve svetovanja na področju ravnanja z dokumenti, pripravi notranjih pravil, pravilnikov in klasifikacijskega načrta in z veseljem prevzamemo tudi vlogo partnerja vzpostavitve brezpapirnega poslovanja vašega podjetja.

***

Sprejem notranjih pravil zajema in e-hrambe dokumentov je za organizacijo pomemben predvsem z vidika zagotavljanja dolgoročne pravne veljavnosti elektronske hrambe. Notranja pravila pa so pravila, ki jih pravna oseba sprejme kot svoj interni pravni akt, s katerim ureja spremljevalne storitve in hrambo gradiva v digitalni obliki. Temeljni zakon za pripravo Notranjih pravil ja ZVDAGA (Uradni list RS, št. 30/06, 24/14 - odl. US, 51/14), posamezne zahteve pa so zapisane v Enotnih tehnoloških zahtevah (v nadaljevanju ETZ), ki so objavljene na spletnih straneh Arhiva RS.

Glede na zahteve podjetja/organizacije in trenutno stanje urejenosti dela z dokumentacijo, v Mikrografiji strankam pripravimo ustrezna notranja pravila (delno ali v celoti). Naročniku izdelamo tudi Pravilnik o arhiviranju za različne uporabnike in glede na zahtevnost dokumentacije, ki jo organizacija hrani. Ob pravilniku pripravimo še klasifikacijski načrt.

Vzpostavitev brezpapirnega poslovanja

Želi vaše podjetje ali organizacija uvesti (povsem ali čim bolj) brezpapirno poslovanje? Lahko smo vaš tehnološki in procesni partner pri pripravi projekta postavitve rešitev s področja obvladovanja dokumentacije: hrambe, zajema, elektronskega vodenje procesov,... Tovrstni projekti so v celoti prilagojeni vaši dokumentaciji, procesom in zahtevam. Namen takšnega projekta je optimizacija notranjih procesov z ureditvijo dokumentarne in arhivske dokumentacije na način, da le-ta postane v celoti elektronska in uporabnikom dostopna na klik.

Brezpapirno poslovanje je v praksi zahteven projekt, ki ga ne smete opraviti polovičarsko. Zanesite se na strokovnjake podjetja Mikrografija in njihove dolgoletne izkušnje.

Vzpostavitev centrov za pretvorbo dokumentov in zajem podatkov

Zelo učinkovit način optimizacije poslovanja in pohitritve dela zaposlenih predstavlja že vzpostavitev centra za skeniranje različnih oblik in vrst dokumentov ali zapisov v digitalno obliko ter zajem podatkov iz strukturiranih ali nestrukturiranih dokumentov na lokaciji podjetja. Ta je lahko pomembno orodje pri doseganju konkurenčnih prednosti, saj ima pomembne zasluge pri zagotavljanju hitrega in natančnega brezpapirnega poslovanja.

Dokumentacijo zaposleni na teh »vstopnih točkah« za papirne dokumente pretvorijo s skenerji različnih funkcionalnosti in zmogljivosti (pač odvisno od vrste in obsega/količine dokumentacije). Zajem podatkov pa obsega branje vnaprej določenih ali vseh podatkov, ki se na predhodno pretvorjenem (skeniranem) dokumentu nahajajo. Tako dokumenti v delovne tokove in poslovne procese vstopajo v elektronski obliki in ogromno prispevajo k hitrejšemu in natančnejšemu poslovanju.

Trenutno veljavna zakonska podlaga, ki ureja področje dela z dokumenti:

Vas zanima ali so notranja pravila obvezna le za javnopravne osebe? Preberite si naš zapis na blogu in odgovorili bomo na vaše vprašanje.