Ko pomislimo na hrambo fizične dokumentacije, nikakor ne moremo mimo dejstva, da vsaka fizična hramba ni varna. Potrebno je tudi zavedanje dejstva, da brezpapirno poslovanje žal ni težnja vsakega podjetja in da so še vedno mnoga velika in mala podjetja, ki preprosto prisegajo na papir. Od tod nas razmišljanje o papirju oz. fizični dokumentaciji, glede na naše dolgoletne izkušnje privede do raznih scenarijev, ki so predvsem posledica nepremišljenega ravnanja oz. nezadostni skrbi za dokumentno gradivo nastalo pri poslovanju.

Na eni strani imamo podjetja, ki za svoje dokumente v fizični obliki lepo skrbijo, jih hranijo v za to namenjenih prostorih, a jim glede na stalno povečevanje poslovanja primanjkuje zgolj prostora. Poleg prostora mnogim klub urejenosti primanjkuje usposobljenost kadra oz. sploh kader, ki bi imel čas dokumentacijo urejati na način, da bi jo sproti odbirali in uničevali ob poteku rokov. Zato mnogim, klub navidezni urejenosti, dokumentni arhiv stalno narašča.

Na nasprotni strani pa so podjetja, ki resnično mislijo, da papir prenese vse. Izdelujejo in pri svojem delu proizvedejo mnogo duplikatov istega dokumenta. Ko dokumentacijo predajo v tekočo hrambo je niti ne uredijo primerno, niti nimajo jasnih navodil, kdo v organizaciji naj bi za urejenost skrbel. S časom, ko tekoča hramba presega prostorske zmožnosti, se dokumentacija »preda« v stalno hrambo in to ponovno brez določene težnje o predhodni ureditvi. Prostori so nemalokrat neurejeni, vlažni, pretesni za normalno manipulacijo, tudi temperaturna nihanja so neprimerna.

Pri obeh scenarijih lahko zunanji ponudniki, kakršna je tudi Mikrografija, ki v svojih prostorih hrani že količine gradiva maratonskih razsežnosti (preko 40 km dokumentacije v hrambi), priskoči na pomoč. Gradivo lahko bodisi prevzamemo ali uredimo na lokaciji, v kolikor prostorska stiska ni problem. Poleg klasične ureditve arhiva vam lahko pripravimo tudi klasifikacijski načrt, pravilnik o arhiviranju ter svetujemo pri pripravi ali pripravimo notranja pravila.

Gradivo pri nas oz. na lokaciji popišemo skladno s predpisi, zakonodajo in SRS, dokumentacijo hranimo na varen in zakonsko skladen način, dokumentaciji že v fazi popisa določimo roke hrambe, ki so podlaga za poznejše strokovno izločanje in varno komisijsko uničenje. V kolikor se dokumentacija nahaja pri nas oz. celoten fizični arhiv hranimo na naših lokacijah, imajo do nje dostop zgolj pooblaščene in usposobljene osebe (več kot 15 naših zaposlenih ima opravljen izpit za delo z dokumentarnim in arhivskim gradivom s strani Arhiva RS).

Ker smo resen partner, ki poskrbi, da se neprijetne oz. neugodne situacije ne bi pripetile imamo v naših arhivih na vseh lokacijah po Sloveniji prostore opremljene z:

  • javljalniki izliva vode,
  • javljalniki požara,
  • sistemom za gašenje s plinom FM-200 (sistem gašenja, ki ne poškoduje gradiva),
  • fizičnim varovanjem,
  • vstopno kontrolo ter
  • drugo varnostno opremo (npr. zaščita pred glodalci in insekti, sistem za merjenje temperature in vlage …).

Predaja svojega arhiva Mikrografiji je tako z več vidikov pametna odločitev vsake organizacije, ki želi imeti urejen in odstopen arhiv. Stranke lahko do dokumentov preko poizvedb dostopajo v fizični kakor tudi elektronski obliki, saj dokumentacijo glede na želje stranke tudi digitaliziramo in posredujemo v najkrajšem možnem času oz. po dogovoru. Več o storitvi fizične hrambe, si lahko preberete tudi na naslednji povezavi.  

Vam je bližja ideja elektronske hrambe? Brez skrbi,  tudi na tem področju vam lahko pomagajo naši strokovnjaki.